Dự án ERP: Nâng cao năng lực quản trị của EVN

09/10/2017 13:42:42 - views: 187

Việc ứng dụng hệ thống hiện đại nâng cao năng lực quản trị, phù hợp với mô hình tiêu chuẩn quốc tế là cơ sở để EVN vươn lên là một trong những doanh nghiệp hàng đầu khu vực về lĩnh vực sản xuất – kinh doanh điện năng. 

EVNICT triển khai dự án ERP tại EVNGENCO 1.
 
Trong đó hệ thống ERP là hệ thống cốt lõi của 1 doanh nghiệp. Hiện nay hệ thống ERP đã và đang được Công ty Viễn thông điện lực và CNTT (EVNICT)- đơn vị được EVN giao triển khai tới 09 tổng công ty với hơn 237 đơn vị, 725 đơn vị cấp 4. Trang tin điện tử ngành điện ICON sẽ cung cấp 1 số thông tin về dự án đã và đang triển khai rất thành công ở EVN và các đơn vị thuộc EVN để bạn đọc theo dõi.
 
ERP là gì?
 
Thuật ngữ ERP đã và đang thâm nhập vào đời sống doanh nghiệp, nhưng vẫn còn rất nhiều người mơ hồ về nó. Vậy ERP là gì và giải pháp ERP đã hỗ trợ gì trong doanh nghiệp nói chung cũng như trong EVN nói riêng?
 
ERP (viết tắt của từ Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản trị doanh nghiệp. ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể cho phép tổ chức, doanh nghiệp tin học hoá tác nghiệp kinh doanh/sản xuất; kiểm soát hoạt động nghiệp vụ, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, hiệu quả cho công tác quản lý doanh nghiệp đồng thời hỗ trợ ra quyết định trong điều hành quản lý  và kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống ERP chứa đựng các quy trình tác nghiệp kinh doanh, sản xuất tổng thể và kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp tiên tiến. 
 
Trong hệ thống ERP, các thông tin có tính tập trung (thông tin tập trung tại một nơi), cho phép chia sẻ cùng một thông tin (không dư thừa). Hệ thống ERP có cơ sở dữ liệu chung duy nhất về các giao dịch tài chính, vật tư, về khách hàng, về nhà cung cấp, về kho hàng, về công nợ phải thu, phải trả, kế hoạch sản xuất, ..chính vì vậy, nguồn thông tin được chia sẻ liên thông giữa các khối đơn vị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống ERP cũng lại mang tính độc lập và tính tích hợp, các thông tin được xử lý và kiểm soát theo luồng công việc, theo quy trình.
            
Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP như SAP, Oracle. Đối với EVN, Oracle được lựa chọn là nhà cung cấp hệ thống ERP. Tập đoàn Oracle nổi tiếng với cơ sở dữ liệu và công cụ phát triển ứng dụng, phần mềm quản trị doanh nghiệp cùng dịch vụ tư vấn, đào tạo, hỗ trợ liên quan. 
 
Oracle EBS (E- Business Suite)là một giải pháp ERP của hãng Oracle. Đây là một bộ gồm các ứng dụng quản trị doanh nghiệp cho phép quản lý hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa, dự án, nhân sự, tiền lương…      
 
Các phân hệ của ERP
 
Phát hiện tầm quan trọng của hệ thống ERP trong công tác quản lý doanh nghiệp, các Lãnh đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã có định hướng phát triển hệ thống này ngày từ những năm 2000. 
 
Hệ thống ERP của EVN tiền thân có tên gọi là hệ thống FMIS/MMIS (Financial Management Information System/ Material Management Information System) là tập hợp các Module của hệ thống ERP, áp dụng cho lĩnh vực Tài chính kế toán, Quản lý vật tư – mua sắm; Quản lý Tài sản cố định và Quản lý tiền lương. Hệ thống FMIS/MMIS dựa trên cơ sở hệ thống ERP chuẩn (Oracle EBS), để áp dụng cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVN đã giao nhiệm vụ cho Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) hiệu chỉnh hệ thống cho phù hợp với các quy định của Nhà nước và quy định của EVN trong các lĩnh vực nêu trên.
 
Hệ thống ERP chuẩn của hàng Oracle là hệ thống Oracle EBS có rất nhiều chức năng, nhiều phân hệ (khoảng 250 phân hệ), chính vì thế giải pháp này rất đa dạng, phức tạp về các lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau. Trong giai đoạn đầu, EVN chỉ triển khai 10 phân hệ liên quan đến tài chính kế toán và vật tư, giai đoạn tiếp theo tiếp tục với 06 phân hệ chuyên sâu về quản trị. 
 
Do đó các tên gọi: Oracle ERP, Oracle EBS, FMIS/MMIS đều có thể hiểu cùng 1 nghĩa trong dự án ERP của EVN hiện nay và được gọi tắt là hệ thống ERP.   
 
Có thể chia 10 phân hệ thành 03 nhóm như sau:
 
Nhóm 1: Các phân hệ thanh toán gồm Account Receivable (AR): quản lý các khoản phải thu; Accounts Payables (AP): Quản lý các khoản phải trả; Cash Management (CM): Kế toán tiền; Tax Account (TA): Quản lý thuế
 
Nhóm 2: Phân hệ Vật tư mua sắm gồm Purchasing Order (PO): Quản lý mua hàng; Inventory and Warehouse (INV): Quản lý kho, vật tư
 
Nhóm 3: Nhóm phân hệ tổng hợp hợp nhất gồm Fixed Assets (FA): Quản lý Tài sản cố định  & Công cụ dụng cụ; Project Management (PM): Kế toán dự án; Costing (GL): Kế toán chi phí và tính giá thành; General Ledger (GL): Sổ cái, kế toán tổng hợp và hợp nhất  báo cáo tài chính.
 
Sau khi triển khai thành công 10 phân hệ trên, EVN sẽ tiếp tục triển khai 06 phân hệ nghiệp vụ còn lại là Hợp nhất báo cáo tài chính toàn Tập đoàn (HN_EVN); Quản lý tiền lương (PR); Quản lý các khoản vay (LE); Phân tích tài chính (FI); Quản lý đầu tư, rủi ro tài chính (EM), Kế hoạch tài chính (BU).
 
Giải pháp Oracle EBS giúp cho các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, biểu hiện qua sơ đồ liên kết như sau:
 
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại
 
Hiệu quả lớn nhất của phần mềm ERP có thể kể đến là cuộc cách mạng về nghiệp vụ khi cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP phản ánh một chuỗi quá trình nghiệp vụ, thao tác thực tế của người dùng cuối vào hệ thống. Các quy trình nghiệp vụ được gắn kết chặt chẽ với nhau, bắt buộc phải thực thi xong một nghiệp vụ mới được chuyển qua thực thi nghiệp vụ kế tiếp; kết quả của nghiệp vụ này là đầu vào của nghiệp vụ kế tiếp. Đồng thời tận dụng được các nghiệp vụ tối ưu sẵn có (best practice) mà hệ thống đang đáp ứng đã được kiểm chứng trên toàn thế giới. Điều này khác với  hệ thống FMIS 1.0 hiện tại là một chương trình lưu trữ dữ liệu thuần túy, thể hiện giao diện nhập liệu cuối cùng sau khi người dùng đã có một loạt xử lý thủ công từ bên ngoài hệ thống.
 
ERP cũng mang đến một cuộc cách mạng về công tác quản lý khi quản lý hướng liên kết các bộ phận: chuyển đổi từ tổ chức và quản lý riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và quản lý trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban; Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp; Cải thiện quản trị kế toán như các quy trình được chuẩn hóa, tự động hóa rất nhiều các thao tác thủ công thông thường, giúp tăng năng suất, giảm được chi phí, minh bạch hóa tài chính, giảm thiểu thời gian thu hồi công nợ từ khách hàng, giảm thiểu hàng tồn kho, giúp đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt giúp thay đổi thói quen, tư duy làm việc và nâng cao kỹ năng nhân viên khi nhân viên không còn trông chờ vào cuối tháng đối chiếu, các sự kiện phát sinh đều ghi nhận theo thời gian thực; nhân viên tự nghiên cứu học hỏi, tự đào tạo để bắt kịp với những chuẩn mực quản lý hiện đại. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể trong đơn vị, tất cả đều tích hợp xuyên suốt.
 
Đây có thể nói là một cuộc cách mạng về công nghệ. Hệ thống ERP hoàn toàn chạy tập trung tại các Trung tâm dữ liệu, người dùng cuối tại các đơn vị hoàn toàn không phải quan tâm đến dữ liệu, quản trị dữ liệu mà chỉ cần quan tâm đến giao diện vận hành của hệ thống đang sử dụng. Khả năng tập hợp số liệu báo cáo nhanh quản trị toàn EVN rất nhanh chóng. Tất cả kết quả xử lý một quy trình nghiệp vụ đều được lưu trữ và số hóa trong hệ thống ERP. Công cụ hỗ trợ quản lý tức thời từ cấp trên xuống cấp dưới: số liệu cung cấp tức thời, kiểm soát khóa sổ từ trên xuống dưới,.. Hệ thống ERP tận dụng nhanh chóng dữ liệu của các bộ phận nhập liệu trước, tránh nhập lại nhiều lần gây nhầm lẫn số liệu.  Còn hiện tại hệ thống FMIS 1.0 đang chạy phân tán xuống từng đơn vị, gây lãng phí về quản trị dữ liệu, khả năng tập hợp dữ liệu toàn EVN lâu, không kịp thời.
 
ERP còn mang lại hiệu quả cho công tác lập báo cáo tài chính khi công tác này của các Tổng Công ty và tập đoàn đã rút ngắn xuống hơn ½ trong khi trước kia là 45 ngày báo cáo quý, hiện nay chỉ còn 20 - 25 ngày là hoàn thành báo cáo Quý.
 
Ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP là dữ liệu quản lý tập trung (online, mọi truy xuất về dữ liệu đều đảm bảo từ một nguồn duy nhất); Nhập số liệu vào hệ thống, tách riêng thành các phần; Nhập liệu: Kiểm soát và phê duyệt dữ liệu đã nhập, Giao tiếp dữ liệu giữa các phân hệ: Phân hệ sau sẽ kế thừa số liệu của phân hệ trước, Dữ liệu đã nhập vào hệ thống và đã được phê duyệt: Người dùng không sửa, không xóa được. Muốn thay đổi thì phải nhập các giao dịch điều chỉnh; Toàn bộ các hoạt động: Nhập liệu, vận hành (sửa đổi, cập nhật…), thủ tục tính toán, lập sổ sách - báo cáo đều phải tuân thủ chặt chẽ theo quy trình thống nhất chung; Có khả năng tích hợp các hệ thống như: CMIS – quản lý khách hàng, PMIS: quản lý lưới điện, HRMS – quản lý nhân sự...
            
(Còn tiếp)
            
Bài 2: Kết quả triển khai ERP trong EVN.
HTK/Icon.com.vn

 Gửi ý kiến phản hồi

Họ và tên Email
Tiêu đề Mã xác nhận

Thiết kế

Đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin VWEM

Cập nhật 16/11/2017

Tổng công ty Điện lực TPHCM (EVNHCMC) là đơn vị triển khai thí điểm giai đoạn đầu thị trường bán buôn...

Diễn đàn năng lượng

Phát triển điện gió: Bánh ngon kén nhà đầu tư

Cập nhật 14/12/2017

Tiềm năng phát triển điện gió lớn, giá điện gió được ấn định ở mức 7,8 cent/kwh, có chính sách khuyến...

Năng lượng xanh

Nhà máy thủy điện mini - nguồn năng lượng xanh cho Việt Nam

Cập nhật 14/12/2017

Cùng với quang năng và phong năng, mô hình nhà máy thủy điện mini (mini hydropower plant) có thể trở...

Quản lý năng lượng

Lợi ích kép từ một chương trình

Cập nhật 05/12/2017

Ngày 26/01/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành chỉ thị số 171/CT-TTg về việc tăng cường tiết kiệm điện....

Điện lực

Giải pháp mới cấp nguồn cho hệ thống máy tính điều khiển trạm biến áp 110kV không người trực

Cập nhật 14/12/2017

Với mục tiêu nâng cao độ tin cậy trong vận hành các trạm biến áp (TBA) không người trực (KNT), Công...