ERP- cuộc cách mạng về công nghệ

06/06/2019 14:21:31 - views: 84

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp đã và đang thâm nhập vào hoạt động của EVN.
Công ty Điện lực Cần Thơ (Tổng Công ty Điện lực miền Nam) áp dụng phần mềm ERP vào công tác quản lý nhân lực và kinh doanh điện năng. Ảnh: Ngọc Hà/Icon.com.vn
 
Nếu như giai đoạn 2010 – 2013, năng suất lao động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) có tốc độ tăng dưới 10%, thì sau khi thực hiện một loạt các Dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng phầm mềm ERP, mức tăng trưởng đã đạt 11 - 12% trong giai đoạn 2014 - 2018, đạt mức điện thương  phẩm trên đầu người là 1,96 GWh/người/năm. Để đạt tới năng suất của các doanh nghiệp hàng đầu trong khu vực, EVN  đặt ra kế hoạch tăng năng suất hàng năm 12-15% và đạt chỉ tiêu năng suất mức 4 GWh/người/năm và 7 GWh/người/năm, tương ứng vào các thời điểm 2025 và 2030 và điều này đồng nghĩa với việc EVN tập trung triển khai mạnh mẽ Cách mạng công nghiệp 4.0.
 
Được “chọn mặt gửi vàng”
 
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp đã và đang thâm nhập vào hoạt động của EVN. Từ những năm 2000, dự án FMIS/MMIS đã được EVN thực hiện và gặp không ít những trở ngại khi phải tiếp cận một công nghệ mới đi đầu trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Theo thiết kế ban đầu là tập trung dữ liệu một mối là EVN. Với một hệ thống khổng lồ trong nước chưa có đơn vị nào áp dụng nên tư vấn chưa có kinh nghiệm triển khai, kết quả khó khả thi.
 
Tháng 4-2016, Trung tâm Công nghệ Thông tin (nay là Công ty Viễn thông điện lực và Công nghệ thông tin thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam –EVNICT) chính thức tiếp nhận và chuyển giao công nghệ từ Ban QLDA FMIS/MMIS để quản lý vận hành.  Hệ thống ERP được triển khai tại các Tổng Công ty và tất cả các đơn vị trực thuộc với đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ về tài chính, quản lý vật tư, quản lý các khoản phải thu, quản lý các khoản vay, quản lý tiền lương, quản lý thuế, quản lý đầu tư, rủi ro tài chính, mua sắm tài sản, kế toán tổng hợp… 
 
Thay vì thiết kế kế ban đầu là tập trung dữ liệu toàn EVN, , EVNICT đã đề xuất phương án tập trung dữ liệu từng tổng công ty (9 tổng công ty trực thuộc EVN) do các Tổng Công ty đều là các đơn vị độc lập, dữ liệu tài chính của các đơn vị cũng được độc lập tương ứng. Tập đoàn quản lý cơ chế, chính sách và tầm vĩ mô. Hệ thống Erp được triển khai 10 phân hệ đầu tiên chia thành 3 nhóm: Nhóm phân hệ thanh toán, nhóm phân hệ vật tư mua sắm, nhóm phân hệ tổng hợp hợp nhất.
 
EVNICT đã từng bước nắm bắt công nghệ, tự vận hành hệ thống, khắc phục các lỗi phát sinh và lỗi chưa phù hợp và trong gần một năm, với một khoảng thời gian rất ngắn EVNICT đã làm chủ hoàn toàn hệ thống về công nghệ, phần mềm và quản lý vận hành. Bên cạnh sự nỗ lực của EVNICT, EVN tập trung điều chỉnh quy trình nghiệp vụ cho phù hợp với hệ thống mới. Đây là yếu tố  quan trọng quyết định thành công của dự án vì tâm lý người quản lý và người dùng đều ngại thay đổi.   
 
Công tác triển khai tại các Tổng công ty được EVN, EVNICT, Công ty Công nghệ thông tin của các Tổng Công ty và một số nhà thầu (như FPT, IERP,…) hỗ trợ tối đa, như: Rà soát, hiệu chỉnh các nghiệp vụ phát sinh hiện tại của Tổng Công ty; chuẩn hóa bộ mã vật tư; ban hành các quy trình, quy định nội bộ để vận hành hệ thống mới; hiệu chỉnh, xây dựng các công cụ tích hợp vào hệ thống ERP; công tác đào tạo…là những yếu tố đảm bảo triển khai thành công. 
 
Việc ứng dụng hệ thống hiện đại nâng cao năng lực quản trị, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế là cơ sở để EVN vươn lên là một trong những doanh nghiệp hàng đầu khu vực về lĩnh vực sản xuất – kinh doanh điện năng.

Tăng năng suất, giảm chi phí, minh bạch tài chính

Công ty Điện lực Cần Thơ (Tổng Công ty Điện lực miền Nam) áp dụng phần mềm ERP vào công tác quản lý nhân lực và kinh doanh điện năng. Ảnh: Ngọc Hà/Icon.com.vn
 
Nếu như trước đây, EVN sử dụng phần mềm nội bộ, các bộ công cụ của Microsoft ( excel,…) để theo dõi sản xuất kinh doanh thì vừa mất nhiều thời gian, quy trình rườm rà và dễ xảy ra sai sót. Thì khi sử dụng phần mềm  ERP, công việc quản lý được đơn giản hóa rất nhiều với mức độ bảo mật cao, quy trình xử lý theo chuẩn mục, giảm bớt thời gian, nhân lực và dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh thông qua một loạt các báo cáo, bảng biểu có sẵn trên phần mềm.
 
Hiệu quả lớn nhất của phần mềm ERP có thể kể đến là cuộc cách mạng về nghiệp vụ khi cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP phản ánh một chuỗi quá trình nghiệp vụ, thao tác thực tế của người dùng cuối vào hệ thống. Các quy trình nghiệp vụ được gắn kết chặt chẽ với nhau, bắt buộc phải thực thi xong một nghiệp vụ mới được chuyển qua thực thi nghiệp vụ kế tiếp; kết quả của nghiệp vụ này là đầu vào của nghiệp vụ kế tiếp. Đồng thời tận dụng được các nghiệp vụ tối ưu sẵn có (best practice) mà hệ thống đang đáp ứng đã được kiểm chứng trên toàn thế giới. Điều này khác với  hệ thống FMIS 1.0 trước kia là một chương trình lưu trữ dữ liệu thuần túy, thể hiện giao diện nhập liệu cuối cùng sau khi người dùng đã có một loạt xử lý thủ công từ bên ngoài hệ thống.
 
ERP cũng mang đến một cuộc cách mạng về công tác quản lý khi quản lý hướng liên kết các bộ phận: chuyển đổi từ tổ chức và quản lý riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và quản lý trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban; giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp; cải thiện quản trị kế toán như các quy trình được chuẩn hóa, tự động hóa rất nhiều các thao tác thủ công thông thường, giúp tăng năng suất, giảm được chi phí, minh bạch hóa tài chính, giảm thiểu thời gian thu hồi công nợ từ khách hàng, giảm thiểu hàng tồn kho, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và dự báo chính xác. Đặc biệt giúp thay đổi thói quen, tư duy làm việc và nâng cao kỹ năng nhân viên khi nhân viên không còn trông chờ vào cuối tháng đối chiếu, các sự kiện phát sinh đều ghi nhận theo thời gian thực; nhân viên tự nghiên cứu học hỏi, tự đào tạo để bắt kịp với những chuẩn mực quản lý hiện đại. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể trong đơn vị, tất cả đều tích hợp xuyên suốt.
 
Hệ thống ERP chạy tập trung tại các Trung tâm dữ liệu, người dùng cuối tại các đơn vị hoàn toàn không phải quan tâm đến dữ liệu, quản trị dữ liệu mà chỉ cần quan tâm đến giao diện vận hành của hệ thống đang sử dụng. Khả năng tập hợp số liệu báo cáo nhanh, công tác hỗ trợ quản trị toàn EVN vì thế cũng tăng theo. Tất cả kết quả xử lý một quy trình nghiệp vụ đều được lưu trữ và số hóa trong hệ thống ERP. Công cụ hỗ trợ quản lý tức thời từ cấp trên xuống cấp dưới: số liệu cung cấp tức thời, kiểm soát khóa sổ từ trên xuống dưới,.. Hệ thống ERP tận dụng nhanh chóng dữ liệu của các bộ phận nhập liệu trước, tránh nhập lại nhiều lần gây nhầm lẫn số liệu.
 
ERP còn mang lại hiệu quả cho công tác lập báo cáo tài chính khi công tác này của các Tổng Công ty và EVN đã rút ngắn xuống hơn ½ trong khi trước hiện nay chỉ còn 20 - 25 ngày là hoàn thành báo cáo quý tại các đơn vị cấp dưới. Ví dụ, báo cáo tài chính năm 2018, với hệ thống quản trị tài chính cũ, sau kiểm toán, thì khoảng tháng 5 hoặc 6/2019 mới hoàn thành. Khi áp dụng phần mềm ERP, thì chỉ hết quý I đã hoàn thành báo cáo tài chính của các tổng công ty và EVN. Các đơn vị cấp dưới còn hoàn thành sớm hơn so để đáp ứng yêu cầu tổng hớp dữ liệu các cấp cao hơn.
 
Ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP là dữ liệu quản lý tập trung (online, mọi truy xuất về dữ liệu đều đảm bảo từ một nguồn duy nhất) người dùng không sửa, không xóa được; thủ tục tính toán, lập sổ sách - báo cáo đều phải tuân thủ chặt chẽ theo quy trình thống nhất chung; có khả năng tích hợp các hệ thống như: CMIS  (quản lý khách hàng), PMIS (quản lý lưới điện), HRMS (quản lý nhân sự)...Đây có thể nói là một cuộc cách mạng về công nghệ.
 
(Còn nữa)
Thanh Mai/Icon.com.vn

 Gửi ý kiến phản hồi

Họ và tên Email
Tiêu đề Mã xác nhận

Thiết kế

Đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin VWEM

Cập nhật 16/11/2017

Tổng công ty Điện lực TPHCM (EVNHCMC) là đơn vị triển khai thí điểm giai đoạn đầu thị trường bán buôn...

Diễn đàn năng lượng

Ứng dụng công nghệ tiên tiến trong xử lý rác thải và năng lượng

Cập nhật 13/06/2019

Ngày 12/6, tại TP.HCM, trong khuôn khổ Entech Viet Nam 2019, Tổng cục Môi trường (Bộ TN&MT) đã phối...

Năng lượng xanh

Thừa Thiên Huế: Khuyến khích người dân dùng điện mặt trời mái nhà

Cập nhật 14/06/2019

Điện lực tỉnh Thừa Thiên Huế đang đẩy mạnh tuyên truyền, giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi nhất...

Quản lý năng lượng

Mỗi học sinh là một tuyên truyền viên tiết kiệm năng lượng

Cập nhật 14/06/2019

Hơn 250 học sinh đến từ 11 huyện, thị, thành trên địa bàn tỉnh Tiền Giang vừa có trải nghiệm thú vị...

Điện lực

Chế tạo thiết bị chỉ thị và cảnh báo sự cố trên lưới điện trung áp

Cập nhật 10/06/2019

Dự án sản xuất thử nghiệm “Chế tạo thiết bị chỉ thị và cảnh báo sự cố trên lưới điện trung áp (SRFI)”...