PC Bình Dương: "Số hóa" trong công tác quản lý văn thư và lưu trữ

31/05/2022 10:31:37 - views: 257

Công ty Điện lực Bình Dương (PC Bình Dương) đã lựa chọn con đường phát triển bền vững là phải thực hiện “chuyển đổi số” trong các các lĩnh vực: Quản trị điều hành, Đầu tư xây dựng, Kỹ thuật An toàn, Kinh doanh Dịch vụ khách hàng, Truyền thông chuyển đổi nhận thức, Viễn thông Công nghệ thông tin,…
 

Màn hình thao tác “Quản lý hồ sơ lưu trữ ứng dụng mã vạch QR Code”.
 
Để tiếp cận và “chinh phục” “xã hội số”, trong nhiều năm qua, PC Bình Dương đã từng bước xây dựng lộ trình chuyển đổi số trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty, đầu tiên là chuyển đổi trong nhận thức, tiếp đó sẽ yêu cầu mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty tìm hiểu, nghiên cứu và ứng dụng chuyển đổi số trong công tác quản trị, điều hành và thực thi nhiệm vụ.
 
Trong giai đoạn 2016-2020, PC Bình Dương đã xây dựng và triển khai thực hiện trên nền tảng số nhiều ứng dụng phần mềm quản trị, quản lý như: Phần mềm diễn đàn trao đổi thông tin vận hành; phần mềm quản lý công tác thí nghiệm thiết bị điện; phần mềm quản lý đăng ký cấp phát Văn phòng phẩm; khôi phục Flash card của CMU05/RTU ABB và Backup dữ liệu Flash card TBA 110kV; ứng dụng Sharepoint Online trong Microsoft Office 365 để làm Portal phục vụ thông tin điều hành sản xuất tại Công ty; Hoàn thiện hệ thống đánh giá sự hài lòng khách hàng sau giao dịch tại các Điện lực nhằm nâng cao hiệu quả công tác chăm sóc khách hàng; Phần mềm Xây dựng biểu mẫu và hỗ trợ gửi email tự động,… đặc biệt trong đó có “Phần mềm Giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý lưu trữ hồ sơ thông qua Mã QR code” đã mang lại hiệu quả tích cực. 
 
Giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của PC Bình Dương là mục tiêu chuyển đổi số đầu tiên trong lĩnh vực Văn phòng. Trước thực trạng quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu, văn bản của Công ty và các đơn vị trực thuộc dù thực hiện theo quy định về công tác văn thư lưu trữ nhưng tất cả đều được kiểm soát và quản lý thủ công bằng việc theo dõi qua file word hoặc excel để theo dõi và lưu trữ. Khi có phát sinh hay truy xuất hồ sơ, tài liệu, văn bản,… cá nhân trong đơn vị sẽ tìm kiếm hồ sơ tại kho lưu trữ, hoặc kiếm tìm một văn bản trong tập hồ sơ phải xem toàn bộ hồ sơ để kiếm tìm,… điều này là tốn khá nhiều thời gian và cũng như dễ sai sót, thất lạc trong quá trình cập nhật tài liệu. Nhận thấy điều đó, PC Bình Dương đã xây dựng giải pháp pháp “Quản lý hồ sơ lưu trữ ứng dụng mã vạch QR Code” nhằm phục vụ công tác quản lý, lưu trữ và truy suất hồ sơ một cách hiệu quả, khoa học, dễ truy suất/kiếm tìm. 
 
Giải pháp “Quản lý hồ sơ lưu trữ ứng dụng mã vạch QR Code” khi đưa vào vận hành đã đáp ứng được các yêu cầu công việc như: Khi thiết lập và cập nhật danh mục hồ sơ, tài liệu, văn bản của các đơn vị đều thực hiện đồng bộ trên phần mềm; Khi tìm kiếm, truy suất văn bản, hồ sơ dựa trên các tiện ích phần mềm cung cấp; bên cạnh đó, khi sử dụng mã QR Code còn có thể khai thác thông tin liên quan đến hồ sơ mọi lúc, mọi nơi ngay trên smart phone, tablet.
 
Điều đặc biệt của mã QR Code là hỗ trợ thông báo về thời hạn bảo quản của hồ sơ, cụ thể, ứng dụng có chức năng tự động kiểm tra thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ và thông báo đến Bộ phận quản lý hồ sơ và đơn vị liên quan đối với hồ sơ sắp hết thời hạn lưu trữ. Từ thông tin đó, Công ty sẽ tiến hành cập nhật trạng thái hồ sơ thành đã tiêu hủy và thực hiện các thủ tục tiêu hủy theo quy định. Điều này đã giúp cho Công ty tiết kiệm rất nhiều thời gian về truy suất hồ sơ đến hạn tiêu hủy.
 
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi được đề nghị “xuất kho” để phục vụ công tác kiểm tra, chỉnh lý,…cũng mang lại nhiều thuận lợi khi các đơn vị trực thuộc có thể chủ động tìm kiếm trên ứng dụng và lập danh sách hồ sơ cần “xuất kho lưu trữ” trên phần mềm, khi đó Bộ phận quản lý hồ sơ tiếp nhận và duyệt và thực hiện “cho mượn”. Phần mềm sẽ tự động chuyển hồ sơ đó trạng tháo theo dõi cho đến khi được trả về kho.
 
Bên cạnh đó khi phải di dời, sắp xếp lại vị trí các hồ sơ trong kho lưu trữ, sẽ không cần phải in, dán lại nhãn hồ sơ mà chỉ cần cập nhật thông tin trên phần mềm ứng dụng. Trường hợp kiểm kê thực tế, Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ dễ dàng đối chiếu số liệu trên phần mềm bằng cách sử dụng smart phone hay tablet để quét mã và truy xuất các thông tin về hồ sơ liên quan ngay tại chỗ. 
 
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo tổng hợp tình hình lưu trữ hồ sơ tại kho, hồ sơ đã “xuất kho” cho mượn, hồ sơ đã tiêu hủy… giúp người dùng dễ dàng khai thác thông tin theo phân quyền tương ứng.
 
Từ khi ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý văn thư và lưu trữ, việc lưu trữ, truy suất, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, văn bản được đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Giải pháp đã được Tổng Công ty Điện lực miền Nam công nhận sáng ý tưởng kiến trong công tác sản xuất kinh doanh và được nhiều đơn vị bạn trong cùng Tổng Công ty Điện lực miền Nam cũng như đơn vị bạn của các Tổng công ty phía Bắc và miền Trung đến trao đổi kinh nghiệm và áp dụng.
 
Hiện nay, việc ứng dụng khoa học công nghệ tại Công ty Điện lực Bình Dương đang ngày một nâng cao, điều này đã giúp Công ty cải thiện điều kiện lao động, phát triển trí tuệ, đưa tri thức và công nghệ số vào các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, thúc đẩy xã hội học tập, làm chủ, tiếp thu và sáng tạo tri thức mới của từng cán bộ công nhân viên trong công ty, từ đó nâng cao chất lượng quản trị điều hành.
Hoàng Giang

 Gửi ý kiến phản hồi

Họ và tên Email
Tiêu đề Mã xác nhận

Thiết kế

Thị trường điện cạnh tranh đang đúng lộ trình

Cập nhật 11/09/2020

Bộ Công thương dự kiến trong giai đoạn từ 2022 - 2024, khách hàng sử dụng điện được mua điện trên...

Diễn đàn năng lượng

Việt Nam và Australia có nhiều tiềm năng hợp tác phát triển năng lượng tái tạo

Cập nhật 02/08/2022

Theo tiến sỹ Đỗ Nam Thắng, Đại học Quốc gia Australia, Việt Nam và Australia có nhiều tiềm năng hợp...

Năng lượng xanh

Đột phá về năng lượng sinh khối

Cập nhật 08/08/2022

Năng lượng sinh khối - nguồn năng lượng tái tạo dựa trên thực vật - có thể giúp con người giảm phụ...

Quản lý năng lượng

Sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả: Quốc sách cần tiếp thêm “nhiên liệu”

Cập nhật 09/08/2022

Sử dụng năng lượng tiết kiệm, hiệu quả được xem là quốc sách quan trọng của nước ta. Tuy vậy, lĩnh...

Điện lực

"Cánh tay" và "khối óc" trong công tác vận hành lưới điện

Cập nhật 09/08/2022

Hiểu và nhận thức rõ tầm quan trọng của công cuộc “Chuyển đổi số”, Công ty Điện lực Ninh Thuận...