Lễ bàn giao phần mềm văn phòng điện tử E-office 3.0 giữa EVN và Đại học Bách khoa Hà Nội

Lãnh đạo EVN và Đại học Bách khoa HN chứng kiến lễ ký kết bàn giao.

 

Tham dự Lễ ký kết có ông Ngô Sơn Hải - Phó Tổng giám đốc EVN, ông Nguyễn Quang Việt - Phó Ban Khoa học công nghệ và Môi trường EVN, ông Phạm Ngọc Hiển - Phó Giám đốc EVNICT, cùng các cán bộ lãnh đạo của EVN và EVNICT.

 

Về phía trường Đại học Bách Khoa, có PGS. Lê Minh Thắng - Chủ tịch Hội đồng trường, PGS. Trần Văn Tớp - Phó Hiệu trưởng, GS. Đinh Văn Phong - Phó Hiệu trưởng, PGS. Huỳnh Quyết Thắng - Tổ trưởng tổ công tác Xây dựng hệ thống thông tin quản trị - trường ĐH BKHN, cùng các đại diện từ các Phòng ban chức năng, khoa viện của Trường ĐHBKHN.

 

Căn cứ thỏa thuận hợp tác đã ký kết giữa trường ĐHBK Hà Nội (HUST) và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) ngày 13/08/2019, thực hiện ý kiến thống nhất của lãnh đạo Trường ĐHBKHN và Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN), EVNICT đồng ý hỗ trợ trường ĐHBKHN chuyển giao phần mềm Văn phòng điện tử E-Office và cử đại diện hỗ trợ cài đặt, triển khai, tập huấn cho trường theo 02 giai đoạn (giai đoạn 1, hoàn thành trước 15/09 và triển khai cho Ban giám hiệu và các Phòng/Ban trực thuộc; Giai đoạn 2, hoàn thành 30/10 và triển khai cho các Viện/Công ty trực thuộc).

 

Đồng thời triển khai mới phiên bản E.Office 3.0 cho cơ quan HUST và các đơn vị thành viên theo 03 cấp. Cấp 01 là Hội đồng trường và Ban giám hiệu; Cấp 2: Lãnh đạo Ban quản lý công sản, BK Holding, Hội đồng khoa học và đào tạo, các phòng ban + 3 khoa và 17 viện đào tạo, 14 viện và trung tâm; Cấp 3: Các Lãnh đạo trung gian và các thầy cô những người tiếp xúc và xử lý văn bản. Mô hình triển khai sẽ là mô hình tập trung với 01 cơ sở dữ liệu, 01 web site phục vụ các đối tượng trên với tổng số cán bộ của Đại học Bách khoa là 1.700 người và số lượng văn bản đi, đến của nhà trường khoảng 1.500 văn bản/năm. 

 

EVN là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc ứng dụng Hệ thống E-office vào công tác điều hành quản lý, công tác văn thư tại Việt Nam. Đến nay, E-office đã được triển khai rộng rãi trong tất cả các đơn vị thuộc Tập đoàn, số điểm triển khai và cài đặt hệ thống E-Office là 251 điểm, với hơn 64.700 User sử dụng. Trước khi bàn giao phần mềm E- Ofice 3.0, từ ngày 23/9 đến 9/10/2019, các kỹ sư của EVNICT đã đào tạo và chuyển giao sử dụng phần mềm cho 01 lớp lãnh đạo; 02 lớp cán bộ nhân viên; 01 lớp dành cho văn thư trường; 01 lớp dành cho người quản trị hệ thống. 

 

Tại Lễ ký kết, ông Ngô Sơn Hải - Phó Tổng giám đốc EVN cho biết: "Phần mềm E-office đã được EVN triển khai sử dụng từ đầu những năm 2000; sử dụng thống nhất trong toàn Tập đoàn từ năm 2015. Qua nhiều lần nâng cấp, hoàn thiện, phần mềm E-office do Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ Thông tin (EVNICT) phát triển đã hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành, thông tin từ Tập đoàn tới các đơn vị được nhanh chóng, xuyên suốt. Hiện nay, hầu hết văn bản của toàn Tập đoàn được lưu hành qua hệ thống E-office, góp phần giúp EVN từng bước xây dựng thành công văn phòng điện tử hiện đại, chuyên nghiệp, hiệu quả. Việc chuyển giao phần mềm Văn phòng điện tử E-office cho Trường Đại học Bách Khoa là hoạt động nhằm thúc đẩy quan hệ hợp tác theo Thỏa thuận hợp tác đã ký kết giữa 2 bên. Qua đó góp phần hỗ trợ Nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý, đào tạo".

 

PGS. Trần Văn Tớp - Phó Hiệu trưởng chia sẻ: "Nhà trường trước đó đã từng triển khai hoặc thử nghiệm triển khai 1 số sản phẩm phục vụ công tác văn phòng của của một số đơn vị, nhưng không chặt chẽ, chưa thành công, việc phát hành văn bản và tiếp nhận văn bản vẫn qua hình thức phát hành giấy và gửi email. Việc EVN chuyển giao phần mềm E-office được kỳ vọng sẽ hỗ trợ Trường có công cụ số phù hợp để nâng cao chất lượng quản lý, điều hành văn phòng, có thể theo dõi công việc từ cấp Lãnh đạo và cán bộ quản lý các cấp đến cấp cán bộ công nhân viên và đây sẽ là bước tiến mới trong việc xây dựng văn phòng điện tử tại trường.

 

Dự kiến, phần mềm sẽ được triển khai chính thức tại Đại học Bách khoa từ ngày 01/11/2019 nhằm thống nhất trong công tác điều hành cũng như quản lý trong toàn bộ HUST.

E-Ofice 3.0 bao gồm các phân hệ: Hệ thống quản lý công văn đến; Hệ thống quản lý văn bản đi; Hệ thống văn bản nội bộ; Hệ thống quản lý hồ sơ; Hệ thống lịch tuần; Quản lý công việc nội bộ Phòng/ban và công việc do Ban Lãnh đạo cơ quan giao. Sử dụng phần mềm E- Office 3.0 sẽ giúp số hoá, cải tiến và tăng hiệu quả của hầu hết các công việc, nghiệp vụ có liên quan đến những hoạt động của công tác văn phòng. Bên cạnh đó Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng một số tiện ích như cung cấp các nền tảng giao diện trên web và trên mobile để người dùng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi và mọi phương tiện khác nhau; Xem xét, thống kê các kết quả giải quyết công việc, giải quyết văn bản qua các màn hình với nhiều tiêu chí khác nhau; Cung cấp các tiện ích cảnh báo qua email và SMS tại hầu hết các tính năng; Cung cấp công cụ trao đổi (Chat) cho các người dùng; Cung cấp các nền tảng, dịch vụ để có thể chia sẻ dữ liệu giữa các đơn vị với nhau...