Phòng Kinh doanh phối hợp với Phòng CNTT triển khai số hóa hồ sơ khách hàng sử dụng điện tại Điện lực Phú Tài
Việc số hóa, lưu trữ dữ liệu điện tử là giải pháp tối ưu giúp giải quyết việc truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm, kiểm tra thông tin dễ dàng, nhanh chóng. Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử giúp nâng cao hiệu quả công việc do truy xuất thông tin kịp thời để phục vụ khách hàng, hướng đến mục tiêu khách hàng có thể xem, kiểm tra hồ sơ khách hàng online và đề xuất cập nhật sửa đổi.
Để việc số hóa hồ sơ, hợp đồng mua bán điện khách hàng được đảm bảo, PC Bình Đình đã triển khai đồng bộ nhiều công tác như: tổ chức đào tạo, đầu tư cở sở hạ tầng và công cụ thực hiện số hóa, lên phương án triển khai… Theo đó, ngày 08/02/2017 Ban Kinh doanh EVNCPC đã chọn PC Bình Định làm địa điểm tập huấn công tác số hóa hồ sơ khách hàng dùng điện cho các đơn vị PC Phú Yên, Bình Định, Quảng Ngãi, Quảng Nam. Sau đợt tập huấn, PC Bình Định đã lên kế hoạch triển khai trong đó lấy Điện lực Phú Tài với lượng khách hàng vừa phải làm đơn vị triển khai thí điểm rút kinh nghiệm.
Về cơ sở hạ tầng phục vụ công tác số hóa, PC Bình Định sử dụng 06 máy scan chuyên dụng tốc độ cao Canon DR-C240 do CPC cấp để thực hiện việc chuyển đổi các hồ sơ giấy sang file pdf. Trong thời gian chờ Tổng công ty cấp thiết bị lưu trữ NAS dung lượng 30TB thuộc dự án “bổ sung năng lực vận hành an toàn hệ thống mạng hạ tầng Công nghệ thông tin PC Bình Định năm 2017” phòng Công nghệ thông tin đã chủ động sử dụng dung lượng các server còn trống và trang bị thêm ổ cứng di động để lưu trữ.
Song song đó, phòng Kinh doanh thực hiện: Phân quyền quản lý, sao chép, đọc, bổ sung, chứng thực hồ sơ điện tử cho các đơn vị trực thuộc và các cá nhân có liên quan; Phân quyền cho Ban chức năng của EVNCPC, gồm Ban Kinh doanh, Ban KTGSMBĐ, Ban Pháp chế và các đơn vị khác như CPCCC, CPCIT quyền đọc và sao chép hồ sơ dữ liệu; Hỗ trợ các đơn vị lập danh sách khách hàng để các đơn vị sử dụng chức năng Mail Merge (trộn văn bản) kịp thời gửi phiếu xác nhận thông tin tên chủ thể hợp đồng mua bán điện đến cho khách hàng.
Ngoài ra để đảm bảo đúng thông tin khách hàng sử dụng điện, phòng Kinh doanh cũng đã tham mưu cho lãnh đạo lên phương án triển khai và yêu cầu các Điện lực thực hiện công tác chuẩn bị, rà soát, ký lại HĐMBĐ như: Rà soát hồ sơ hợp đồng sau đó gửi phiếu xác nhận thông tin tên chủ thể hợp đồng mua bán điện theo biểu mẫu đến khách hàng sử dụng điện. Thực hiện thanh lý hợp đồng cũ, ký lại hợp đồng theo đúng chủ thể sử dụng điện thực tế (nếu có). Đối với khách hàng là người thuê nhà, chủ thể hợp đồng thực hiện theo quy định tại Thông tư giá bán điệnvà Bộ Quy trình kinh doanh điện năng hiện hành; Kế hoạch ký lại hợp đồng đối với các khách hàng nêu trên phải đồng bộ với kế hoạch số hóa hợp đồng để đảm bảo việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng chính xác; Tạo thuận lợi để khách hàng không mất thời gian đến trụ sở Điện lực xác nhận thông tin, ký lại hợp đồng, không mất chi phí. Ưu tiên sử dụng hệ thống CNTT và các kênh liên lạc đã thiết lập với khách hàng để xác nhận thông tin chủ thể hợp đồng theo mẫu quy định.
Hiện tại, Điện lực Phú Tài và Điện lực Quy Nhơn đang thực hiện chương trình số hóa hồ sơ khách hàng sử dụng điện. Theo kế hoạch, Điện lực Phú Tài đã được trang bị 4 máy scan để thực hiện xong số hóa hồ sơ khách hàng với thời gian tối đa 45 ngày làm việc; Điện lực Quy Nhơn được trang bị 2 máy scan để thực hiện được ít nhất 11.250 hồ sơ khách hàng sử dụng điện sinh hoạt và 1.350 hồ sơ khách hàng sử dụng điện ngoài sinh hoạt trong thời gian 45 ngày làm việc (sau đó Công ty sẽ bổ sung thêm máy scan từ Điện lực Phú Tài để thực hiện).
Từ những giải pháp trên, PC Bình Định quyết tâm hoàn thành công tác số hóa hồ sơ cho khoảng 400.000 khách hàng sử dụng điện mà Công ty đang quản lý trong năm 2017 với thời gian sớm nhất.