Giao diện chương trình CPC-eOffice 6.1 - Văn phòng điện tử của Tổng công ty Điện lực miền Trung.
Trong một vài năm gần đây, “môi trường làm việc” dành cho CBCNV Công ty đã có nhiều chuyển biến đáp ứng xu hướng "di động hóa". Cùng với sự phổ biến của mạng Internet, sự phát triển chóng mặt của công nghệ, nhiều ứng dụng phần mềm phục vụ công tác QLĐH & SXKD đã được Tổng công ty triển khai phổ biến đến từng đơn vị, từng bộ phận cũng như từng CBCNV. Kết quả, bước đầu đã giảm dần số lượng các báo cáo giấy, tạo thuận tiện trong trao đổi công việc, cũng như đem lại khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi cho CBCNV.
Hướng tới một văn phòng không giấy tờ
Có thể kể đến một chương trình ứng dụng phổ biến nhất trong toàn Tổng công ty Điện lực miền Trung hiện nay là chương trình CPC-eOffice. Chỉ sau 05 năm triển khai rộng rãi, từ một chương trình với mục đích quản lý kho văn bản điện tử trong nội bộ các đơn vị, CPC-eOffice giờ đây đã là một trong những chương trình không thể thiếu của tất cả các CBCNV. Giờ đây, việc đăng nhập tài khoản eOffice ngay sau khi bật máy tính để bắt đầu một ngày làm việc đã trở thành thói quen của nhiều CBCNV.
Điện lực Phong Điền tổ chức tập huấn hướng dẫn khai thác chương trình CPC-eOffice.
Đồng thời, với thiết kế trên giao diện web và hỗ trợ cách truy cập trên các thiết bị di động thông qua môi trường internet, chương trình đã được khai thác một cách hiệu quả, cung cấp cho CBCNV khả năng làm việc từ xa. Việc sử dụng chương trình CPC-eOffice đã giúp giảm thời gian xử lý công việc của các cán bộ, giảm thời gian luân chuyển văn bản giữa các đơn vị và giảm tối đa chi phí sao chụp tài liệu giấy, rút ngắn thời gian thống kê, tìm kiếm văn bản. Qua đó, chương trình đã thật sự trở thành một văn phòng điện tử không giấy tờ, giúp các đơn vị tiết kiệm chi phí một cách đáng kể.
Ông Huỳnh Thế Quốc - Phó Giám đốc Xí nghiệp Điện Cơ chia sẻ: “Từ khi có chương trình CPC-eOffice, tôi có thể kiểm tra nhanh chóng và xử lý kịp thời các công việc, nhiệm vụ được giao ngay tại hiện trường, hoặc ngoài giờ làm việc. Một tính năng hay của chương trình mà tôi hay sử dụng là việc tra cứu danh bạ. Nhờ danh bạ này, tôi đã dễ dàng tìm được cách trao đổi công việc với anh em đồng nghiệp qua chat, nhắn tin hoặc gọi trực tiếp.”
Sử dụng email thay văn bản giấy
Ngày nay, việc sử dụng email trong công việc đã trở nên rất phổ biến và thiết yếu. Trong công việc hàng ngày, một số nội dung công việc cần phải trao đổi liên tục trong thời gian dài. Nếu tổ chức các cuộc họp liên tục hoặc gửi văn bản giấy sẽ tốn nhiều thời gian và công sức, thì email là công cụ đắc lực nhất. Mọi người có thể trao đổi, góp ý lên đó để tất cả các thành viên còn lại nắm thông tin và cùng trao đổi nhiều chiều để đi đến ý kiến thống nhất mà không nhất thiết phải gặp gỡ trực tiếp, đồng thời vẫn kiểm soát và ghi nhớ được các thông tin đã trao đổi.
Đối với các nội dung thông báo hoặc thông tin giao tiếp với khách hàng, việc sử dụng email Công ty thể hiện tính chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng so với dùng các hệ thống email của các nhà cung cấp phổ thông khác, như gmail.com hay yahoo.com. Khi nhận được mail với đuôi tên miền @cpc.vn, khách hàng dễ dàng nhận biết ngay đây chính là mail của ngành điện gửi đến. Trong khi nếu sử dụng email cá nhân, có thể khiến khách hàng phân vân, không biết người gửi là ai, là email của Công ty nào gửi, gây khó khăn trong giao tiếp.