Tìm kiếm thông tin hợp đồng trên chương trình cắt file SplitPDFwithBarcode.
Trước tình hình đó, PC Phú Yên đã tìm hiểu nghiệp vụ chuyên môn, phân tích hiện trạng, khó khăn gặp phải. Từ đó, xây dựng thành công ứng dụng "cắt file PDF" hỗ trợ nhân viên scan thao tác nhanh và đạt hiệu quả công việc cao. Với ứng dụng này, nhân viên scan chỉ cần bỏ hồ sơ (đã được sắp xếp) vào máy scan và thực hiện đánh số từ trang tới trang, ứng dụng sẽ tự động cắt file và tạo thư mục tương ứng với mã khách hàng theo tiêu chuẩn của CPC. Không dừng lại ở đây, PC Phú Yên tiếp tục nghiên cứu nâng cấp ứng dụng để giúp nhân viên scan tiết kiệm thời gian nhập số trang trong việc cắt file PDF. Kết quả đã xây dựng được phần mềm ứng dụng SplitPDFwithBarcode (cắt file PDF tự động bằng công nghệ nhận diện mã vạch) với những tính năng vượt trội.
Phần mềm có tính năng tự động phân loại hồ sơ theo từng loại mã vạch, ví dụ như TSH_GMD (trong sinh hoạt - giấy mua điện), TSH_HD (trong sinh hoạt - hợp đồng), NSH_BBTT (ngoài sinh hoạt - biên bản treo tháo)... Tính năng này giúp nhân viên scan giảm thời gian tập trung trên màn hình máy tính để điền số trang cho mỗi loại thông tin, giúp bảo vệ đôi mắt, tinh thần và sức khỏe của người lao động. Tiếp theo là tính năng lưu lại những thiết lập chung như thư mục nguồn, thư mục đích trong sinh hoạt, thư mục đích ngoài sinh hoạt, đơn vị quản lý... Với tính năng này, nhân viên scan không phải thao tác lại cho những lần mở ứng dụng sau, giảm thiểu thời gian xử lý, nâng cao năng suất lao động.
Một tính năng ưu việt nữa là tính năng hỗ trợ tìm kiếm mã khách hàng thông qua số hợp đồng. Trong quá trình số hóa, có những hồ sơ khách hàng không có mã khách hàng mà chỉ có số hợp đồng trên hợp đồng mua bán điện và có trường hợp số hợp đồng bị trùng nhau. Tính năng này giúp nhân viên chọn được mã khách hàng phù hợp một cách nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm còn có tính năng hỗ trợ lấy tất cả danh sách mã khách hàng. Vào cuối ngày làm việc, nhân viên scan sẽ xuất ra danh sách mã KH mà họ đã số hóa trong ngày hôm đó, lưu vào file excel mẫu thay vì phải nhập từng mã khách hàng vào file excel sau mỗi lần scan hồ sơ. Bằng cách này, nhân viên có thể thao tác nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian, công sức và những sai sót không đáng có.
Với SplitPDFwithBarcode, nhân viên scan không phải quan sát hoặc xem lại vị trí của các file thông tin để đánh dấu từ trang tới trang; thay vào đó nhân viên chỉ cần sắp xếp hồ sơ, chèn mã vạch tương ứng theo từng loại hồ sơ, bấm nút scan và nút cắt file, sau đó ứng dụng sẽ tự động cắt file theo các thông số đã được thiết lập sẵn.
Ứng dụng này tương đối dễ sử dụng, có thể thuận lợi triển khai trên toàn đơn vị và mọi đối tượng không cần quá nhiều kỹ năng về tin học. Nhờ ứng dụng này, đến ngày 15/4/2017, Điện lực Tuy Hòa đã hoàn tất số hóa toàn bộ 48.450 hợp đồng mua bán điện của khách hàng và hiện nay đang áp dụng cho 8 Điện lực còn lại của PC Phú Yên.