Mô hình tổng thể các chức năng truyền thông.
Đây cũng là một mô hình công nghệ quản lý đa chức năng gồm: Điểm báo, quản lý truyền thông ngoài, truyền thông nội bộ, theo dõi mạng xã hội, an sinh xã hội... cùng nhiều tính năng tiện ích khác.
Ngoài ra, chương trình áp dụng công nghệ mới như: trực quan hóa dữ liệu (Data Visualization) giúp lãnh đạo và người quản lý truyền thông dễ dàng tóm tắt nội dung bằng hình ảnh từ các biểu đồ trực quan, sinh động một cách nhanh nhất.
Hiện nay địa bàn quản lý của EVNSPC rất rộng, bao gồm 21 tỉnh thành phía Nam, từ Ninh Thuận – Lâm Đồng đến Cà Mau, nên cũng ít nhiều gặp khó khăn về tình hình chắt lọc thông tin báo chí. Do đó phần mền quản lý truyền thông có thêm một cách tiếp cận mới đã áp dụng thành công giải pháp lấy tin tức tự động từ hơn 280 bài báo chính thống, để thu thập thông tin từ các nguồn tin tức khác nhau, có liên quan đến lĩnh vực Điện, Công ty Điện lực trực thuộc EVNSPC theo từ khóa, theo hướng thuận lợi và bất lợi để có cái nhìn đa chiều, nhằm đối chứng xác thực thông tin hoặc ghi nhận cải tiến chất lượng về sản phẩm và dịch vụ của toàn EVNSPC.
Một điểm mới đáng chú ý hơn là chương trình đã ứng dụng máy học Machine Learning, đây là một lĩnh vực của trí tuệ nhân tạo (AI), đã xây dựng hệ hỗ trợ ra quyết định nhằm phân loại tin tức điện tử để phát hiện sớm nhất về tin tức bất lợi, các điểm nóng có liên quan đến các đơn vị trực thuộc EVNSPC theo dư luận xã hội, việc này mang lại cho công tác truyền thông thuận tiện và dễ dàng hơn.
Chuyển đổi nhận thức về mô hình ứng dụng công nghệ
Trước đây công tác quản lý và theo dõi truyền thông tại các Công ty trực thuộc EVNSPC phải thực hiện bằng cách thủ công, báo cáo bằng nhiều hình thức: email, văn bản, thống kê và in ấn tài liệu. Điều này dẫn đến rời rạc dữ liệu trong công tác quản lý, nhập nhằng dữ liệu như: hình ảnh, video, audio… và điều đáng nói là không tiết kiệm thời gian và lãng phí in ấn và lưu trữ.
Ngoài ra, chưa giải quyết các vấn đề tin tức trên các báo điện tử, điểm tin… phải thực hiện bằng cách thu thập thủ công, ghi nhận các đầu báo về các nội dung phản ánh kiến nghị. Điều đáng quan tâm về việc phát hiện các điểm tin quan trọng, điểm nóng, tin nóng…. chậm trễ, có thể mang lại hệ quả lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được truyền thông.
Mô hình ứng dụng công nghệ
Màn hình hiển thị theo dõi công tác truyền thông.
Việc ứng dụng sự phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, đã có tác động mạnh mẽ các doanh nghiệp và đời sống chúng ta. Điều này tạo nên tiền đề thuận lợi trong việc triển khai và áp dụng phần mềm quản lý truyền thông, Công ty Công nghệ thông tin (SPCIT) là đơn vị trực thuộc EVNSPC đã được giao giải quyết được các vấn đề khó khăn nêu trên và đạt được thành công.
Thứ nhất, chương trình phần mềm quản lý truyền thông tiện ích và dễ sử dụng, các số liệu được biểu diễn dạng đồ thị trực quan. Ngoài ra hệ khuyến nghị hỗ trợ ra quyết định phân loại tin tức nhanh chóng, kịp thời đáp ứng xử lý được các tình huống trong công tác truyền thông.
Thứ hai, quản lý được chi phí truyền thông, quản lý số lượng bài viết và các công tác truyền thông khác của từng đơn vị trực thuộc EVNSPC trên từng chi nhánh, nhằm giám sát theo dõi công tác truyền thông thông suốt từ cấp EVNSPC đến các đơn vị Điện lực, thể hiện qua chương trình nằm trên hệ thống hàng tháng, quý, năm để có cái nhìn và đánh giá tổng quát.
Thứ ba, hình thành quy trình và quy định báo cáo trực tuyến (online), góp phần xây dựng nét văn hóa doanh nghiệp và các báo cáo có số liệu cụ thể, nhanh chóng. Ngoài ra kết quả thực hiện về các chương trình, hành động và sự kiện truyền thông được ghi nhận bằng hình ảnh đính kèm chi tiết đã tạo thành nén văn hóa số.
Cuối cùng, phần mềm đã tích hợp các nghiệp vụ truyền thông và số hóa các quy trình và nghiệp vụ, tạo thành một thực thể thống nhất và tích hợp được các vấn đề nhỏ được giải quyết theo dạng module giúp người dùng dễ dàng tiếp cận sử dụng, áp dụng tại đơn vị, việc này đã thay đổi cách thức làm việc một cách có hiệu quả và năng cao năng suất lao động cao hơn.
Hiệu quả chương trình mang lại trong công tác truyền thông
Hiện nay, với sự phát triển Internet nhanh chóng cùng với sự phát triển của truyền thông, tạo ra sự bùng nổ thông tin, đây cũng tiềm ẩn các vấn đề biểu đạt cảm xúc từ các trang website với các bài viết có nội dung theo khía cạnh đối lập - bất lợi hoặc là hợp tác - thuận lợi, hay phản ánh kiến nghị khác… các nguyên nhân này có thể tác động đối với nhóm lĩnh vực ngành nghề trong xã hội, của cá nhân tổ chức…. có thể dẫn đến khủng hoảng truyền thông… đây cũng là vấn đề thời sự tranh luận diễn ra từng ngày xung quanh chúng ta.
Qua thực tế việc áp dụng phần mềm Quản lý truyền thông, là giải pháp cải tiến vượt trội so với cách thực hiện truyền thống trước đây. Bên cạnh đó chương trình còn mang lại hiệu quả theo ghi nhận đánh giá cao từ các đơn vị trong thời gian qua. Đây có thể nói là một cuộc cách mạng về công nghệ, hưởng ứng chuyển đổi số, vận dụng và áp dụng vào thực tiễn như bối cảnh hiện nay, đồng thời cũng là yêu cầu cấp bách để EVNSPC bứt phá trong công tác truyền thông công nghệ số.