Thời đại công nghệ số đã đặt ra những đòi hỏi, thách thức đối với công tác quản trị văn phòng hiện nay, làm thay đổi sâu sắc diện mạo của doanh nghiệp, thay đổi phương thức làm việc và cách thức phục vụ khách hàng nội bộ.
Văn phòng không giấy
Tổng Công ty Điện lực Miền Nam (EVNSPC) đã đưa vào áp dụng chính thức Digital Office - tích hợp chữ ký số và triển khai văn bản trên máy tính và thiết bị di động. Mọi công văn đến đều được số hóa dưới dạng PDF, chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử và giải quyết theo quy trình. Hiện nay, toàn bộ các đơn vị trực thuộc đã sử dụng văn phòng điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi/ đến.
Bà Đào Ánh Nguyệt, Giám đốc Điện lực Rạch Giá, cho biết: "Việc chuyển đổi số (CĐS) đã mang đến nhiều hiệu quả tích cực. Trước tiên, người lãnh đạo có thể giám sát, điều hành công việc chính xác, kịp thời mà không cần đến hiện trường. Về phía người lao động, họ sẽ nâng cao chất lượng công việc, hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng để phục vụ khách hàng tại đơn vị. Còn khách hàng thì tiếp cận được công nghệ thông minh, tối ưu nhất".
Với lộ trình CĐS, EVN SPC đang hướng đến văn phòng không giấy trong tất cả văn bản, báo cáo đều được triển khai trên môi trường mạng; đã và đang xây dựng kho cơ sở dữ liệu trực tuyến, tiến tới tin học hóa toàn diện công tác quản trị, liên kết, trao đổi, chia sẽ, lưu trữ dữ liệu thống nhất.
Tuy nhiên, với sự phát triển như vũ bão của nền công nghệ số, các doanh nghiệp muốn phát triển, bắt kịp xu hướng chung của thời đại thì bắt buộc phải CĐS để đáp ứng những đòi hỏi thực tiễn của công việc, của đối tác, đặc biệt là những đối tác nước ngoài.
Số hóa thao tác văn bản
Là một trong những doanh nghiệp nhà nước dẫn đầu trong việc thực hiện số hóa văn phòng, cải cách thủ tục hành chính trong ngành điện. Từ năm 2021 đến 6-2022, EVNSPC đã xử lý gần 50.000 văn bản, nhận khoảng 31.059 và gửi đi 18.128 văn bản điện tử, tiết kiệm hàng tỉ đồng tiền in ấn.
Đối với doanh nghiệp, văn phòng điện tử giúp tạo ra một hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. Nhân viên cũng dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất lao động.
Theo kế hoạch, EVN SPC tiếp tục đẩy mạnh truyền thông và nhận thức CĐS trong toàn CBCNV; Hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thực hiện và lưu trữ hồ sơ điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNSPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành điện.
Năm 2022, với chủ đề "Thích ứng an toàn, linh hoạt và hiệu quả", công tác CĐS toàn diện các lĩnh vực đang được diễn ra mạnh mẽ trong toàn tổng công ty, thông qua việc triển khai các ứng dụng công nghệ mới đã giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí để EVN SPC quyết liệt CĐS các lĩnh vực, tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường làm việc vô cùng chuyên nghiệp.
EVNSPC đã chuyển 98% báo cáo định kỳ bằng bản giấy sang báo cáo điện tử; Giảm 93,4% số lượng báo cáo bằng bản giấy các đơn vị gửi EVN; Hoàn thành 99% việc triển khai CĐS tất cả hoạt động thường xuyên của văn phòng, hành chính văn thư lưu trữ; phát hành gửi/nhận văn bản điện tử qua trục EVNSPC (D-Office) và trục liên thông văn bản EVN, lập hồ sơ công việc, công tác tài chính Đảng...; công tác quản trị nội bộ; Chuyển 21 loại báo cáo sang cập nhật trên các phần mềm dùng chung của Tập đoàn...