Chị Nguyễn Thị Thùy Dương – Nhân viên Văn thư - lưu trữ Văn phòng PC Kiên Giang đang thực hiện chuyển văn bản trên chương trình D-Office.
Công ty Điện lực Kiên Giang đã triển khai số hóa các dịch vụ, ứng dụng công nghệ trong công tác Văn phòng.
Ứng dụng công nghệ từ sớm
Từ năm 2019, Công ty điện lực Kiên Giang (PC Kiên Giang) là một trong số ít doanh nghiệp tại tỉnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính. Ngay từ khâu quản trị điều hành, PC Kiên Giang đã từng bước hoàn thiện hệ thống phần mềm điện tử D-Office. Với ứng dụng này hầu hết công văn đi - đến đều được số hóa, lưu trữ dưới dạng file pdf, không chỉ tạo thuận lợi cho công tác tìm kiếm, lưu trữ văn bản mà việc luân chuyển công văn giữa các phòng ban cũng như giữa PC Kiên Giang với các đơn vị trực thuộc được đồng bộ trên môi trường mạng.
Ông Khưu Văn Quang – Phó Giám đốc PC Kiên Giang cho biết: PC Kiên Giang chia ra từng giai đoạn thực hiện chuyển đổi số, bước đầu đang rất thuận lợi và sắp tới sẽ xây dựng đề án trong các năm tiếp theo để khi thực hiện sẽ đạt hiệu quả tốt hơn nữa. Việc thực hiện chương trình D-Office để chuyển đổi các dạng công văn đến, công văn đi, xử lý trong điều hành sản xuất kinh doanh của PC Kiên Giang đang là một đề án làm việc hiệu quả các phòng ban xây dựng phần mềm công tác quản lý kỹ thuật, công tác kinh doanh công tác kế toán đáp ứng kịp yêu cầu cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nói về tiện ích của phầm mềm lưu trữ, chị Nguyễn Thị Thùy Dương - Văn thư lưu trữ của Văn phòng PC Kiên Giang cho biết “Là một nhân viên Văn phòng, tôi nhận thấy tất cả các công việc hiện nay đều được quản lý trên hệ thống văn bằng số, nhất là việc nhận văn bản đến, văn bản đi hay lưu trữ đều được số hóa kể cả hình thức họp cũng được họp qua hội nghị trực tuyến nhất là trong tình hình dịch bệnh COVID-19, việc vận dụng công nghệ là điều rất cần thiết trong doanh nghiệp.
Ngoài phần mềm D-Office, PC Kiên Giang tăng cường ứng dụng một số phần mềm khác như quản trị doanh nghiệp (ERP); phần mềm quản lý công văn, công việc (D-Office); phần mềm quản lý nhân sự (HMRS); phần mềm đào tạo E-Learning; phần mềm quản lý đầu tư xây dựng (IMIS)... tạo bước đột phá trong cải cách hành chính tại Công ty và các đơn vị trực thuộc, giúp công tác điều hành, phân bổ công việc của các cấp lãnh đạo dễ dàng và sát sao ở mọi lúc mọi nơi.
Thông qua mục theo dõi xử lý, lãnh đạo có thể giám sát điều hành công việc một cách chính xác, kịp thời, cán bộ nhân viên giảm áp lực khi làm việc trong môi trường hiện đại, chuyên nghiệp, với khách hàng thì được trải nghiệm tiện ích của công nghệ. Chị Phạm Thị Gấm Nhung – Nhân viên phòng Tổ chức và Nhân sự - PC Kiên Giang cho biết “Nếu như trước đây khi cần xem lại 10 hồ sơ thì phải đi tìm thủ công lần lượt từng hồ sơ một làm mất nhiều thời gian, thì bây giờ trong vòng vài phút là có thể trích xuất ra được tất cả những nội dung cần tìm kiếm một cách rất dễ dàng, chi tiết. Nhìn chung, việc áp dụng chuyển đổi số vào công việc quản lý nhân sự đã giúp cho công việc của phòng Tổ chức và Nhân sự - PC Kiên Giang giảm tải được rất nhiều, tiết kiệm thời gian và đáp ứng được độ chính xác cao”.
Hiệu quả thiết thực
Ông Nguyễn Minh Kiệt – Phó Trưởng phòng TCNS đang thực hiện ký số văn bản bằng phương thức điện tử.
Ông Nguyễn Minh Kiệt - Phó Trưởng phòng Tổ chức và Nhân sự Công ty cho biết “Việc chuyển đổi số đã mang đến nhiều hiệu quả tích cực. Trước tiên, là khía cạnh của người lãnh đạo có thể giám sát và điều hành công việc một cách tốt nhất, chính xác và kịp thời. Về phía người lao động thì họ sẽ nâng cao được chất lượng công việc, nâng cao hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng để phục vụ công tác chuyên môn một cách tối ưu nhất”.
Chuyển đổi số là quá trình có nhiều khó khăn và thách thức; để đạt được các mục tiêu đề ra, bên cạnh sự quyết tâm của lãnh đạo, sự chung sức của toàn thể cán bộ công nhân viên, PC Kiên Giang tiếp tục tập trung vào các giải pháp cơ bản như: Đào tạo, tăng cường nhận thức về chuyển đổi số trong cán bộ công nhân viên; Nâng cấp hạ tầng viễn thông và Công nghệ thông tin đáp ứng được yêu cầu của một doanh nghiệp số.
Việc ngành điện áp dụng phương thức điện tử trong tất cả dịch vụ điện là bước tiến phù hợp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc phát triển thương mại điện tử để minh bạch, đa dạng hoá trong giao tiếp với khách hàng, tạo đà để phấn đấu xây dựng thành công Văn phòng điện tử, tiến tới xây dựng doanh nghiệp số chuyên nghiệp và thân thiện.