QR code từng hồ sơ đất đai.
Xuất phát từ thực trạng hồ sơ đất đai tại các trụ sở, Đội đường dây, Trạm biến áp phải theo dõi, cập nhật thường xuyên từ những thủ tục đầu tiên cho đến thủ tục pháp lý cuối cùng do vậy cần phải có tổ chức chặt chẽ công tác lưu trữ. Theo yêu cầu quản lý hồ sơ đất đai thường được báo cáo với nhiều cấp, nhiều lần trong năm. Để phục vụ công tác tra cứu, truy suất báo cáo nhanh các thông tin phục vụ cho công tác quản trị, nghiệp vụ chuyên môn, cũng như phục vụ cho công tác kiểm tra báo cáo với cấp trên một cách nhanh chóng, chính xác nhất, không cần phải phô tô hồ sơ cung cấp mỗi khi có yêu cầu, Truyền tải điện Quảng Ngãi đã nghiên cứu tổ chức tạo mã QR-code cho tất cả các hồ sơ đất đai được lưu trữ tại đơn vị.
Chị Trần Thị Hà – chuyên viên phòng tài chính kế toán Truyền tải điện Quảng Ngãi cho biết: Mỗi khi có yêu cầu của cấp trên phải cung cấp thông tin hồ sơ đất đai, Phòng Tài chính kế toán phải đi lục tìm, scan để gửi email hoặc zalo, nếu tài liệu nhiều dung lượng lớn không gửi email, zalo được phải gửi bằng đường bưu điện gặp nhiều khó khăn, tốn kém.
Kết quả khi quét QR code.
Chị cho biết thêm: Từ khi có QR code hồ sơ đất đai, đỡ mất thời gian rất nhiều, người dùng ở bất cứ đâu chỉ cần quét mã QR code trên bằng Ipad, điện thoại Smartphone, máy tính mà không cần phải mở hồ sơ tìm kiếm, không cần phô tô, chỉ cần chuyển mã QR code người dùng sẽ có được những thông tin cần thiết và tự in ấn nếu cần.
-20241203134220273.jpg)
Chi tiết từng văn bản, tài liệu.
Tạo QR code cho hồ sơ đất đai tại Truyền tải điện Quảng Ngãi là một giải pháp đáp ứng được công tác chuyển đổi số trong lưu trữ hồ sơ giấy; tổ hợp file lưu trữ thống nhất, đồng bộ, đầy đủ các thủ tục hồ sơ pháp lý; Khắc phục được tính rời rạc hồ sơ do mỗi Phòng, Ban, Đơn vị tự lưu trữ riêng; Tiết kiệm rất lớn chi phí đầu tư trang bị các thiết bị lưu trữ; không tốn chi phí đầu tư bố trí thêm không gian phòng ốc lưu trữ; không trang bị thêm dụng cụ như bàn, kệ, tủ hồ sơ; hộp tài liệu lưu trữ hồ sơ v.v. Giải pháp giúp cho công tác quản trị, truy xuất báo cáo nhanh các thông tin trong hồ sơ lưu trữ qua quét mã QR code; Dễ dàng nhận biết, kiểm soát các nội dung, thông tin có trong hồ sơ. Trường hợp có bổ sung thông tin, thủ tục, tài liệu vào hồ sơ, người dùng quét QR code vẫn nhận thấy hồ sơ đã cập nhật (QR code động). Đây cũng là bước đầu tạo data cho công tác số hóa từng danh mục, hạng mục tài liệu hồ sơ để có thể tạo một thư viện thực tế ảo giống như thư viện lưu trữ thực tế như hiện nay. Giải pháp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho công tác quản trị, truy xuất báo cáo và lưu trữ đã được áp dụng thành công tại Truyền tải điện Quảng Ngãi, góp phần nâng cao năng suất lao động ở mọi cấp quản lý cũng như bộ phận chuyên môn nghiệp vụ.