Giao diện Digital Office được triển khai áp dụng tại Công ty.
Hoạt động chuyển đổi số của khối văn phòng đã đóng vai trò tiên phong góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm những chi phí không cần thiết.
Thay đổi để phù hợp với xu hướng tất yếu
Nhằm cụ thể hóa Nghị quyết số 02-NQ/ĐU ngày 19/7/2021 của Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Trung ương về “Thực hiện chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, đơn vị trong Khối Doanh nghiệp Trung ương đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” và các văn bản chỉ đạo của Đảng ủy Khối Doanh nghiệp tỉnh Bình Định, của EVNGENCO2 về thực hiện chuyển đổi số, Đảng ủy Công ty đã xây dựng và triển khai hiệu quả công tác chuyển đổi số, đặc biệt trong bối cảnh dịch COVID-19, giãn cách xã hội đặt ra thách thức lớn trong đảm bảo an toàn cho CBCNV, đảm bảo công việc được thông suốt.
Trong thời gian vừa qua, việc áp dụng mạnh mẽ những giải pháp chuyển đổi số tiêu biểu trong lĩnh vực văn phòng tại Công ty nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động, cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng không giấy mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị đã tạo sự thuận tiện cho CBCNV và hướng tới minh bạch trong công tác quản lý.
Cụ thể, tính đến 29/11/2021, 100% CBCNV Công ty đã sử dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office; hầu hết văn bản đi được ký số và ban hành kịp thời, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí, góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính.
Cũng trong năm 2021, Công ty đã tổ chức hơn 100 cuộc họp trực tuyến và Hội nghị truyền hình, giảm đáng kể số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp tại trụ sở Công ty, giảm thiểu tối ưu chi phí đi lại, lưu trú,... Ứng dụng họp trực tuyến Zoom Meeting kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật được sử dụng thường xuyên, nhất là từ khi có dịch bệnh COVID-19.
Trong công tác quản trị văn phòng, từ công việc đăng ký văn phòng phẩm, đăng ký công tác,... đến các tiện ích văn phòng khác, đều được ứng dụng CNTT để quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ tốt hơn, đồng thời tăng năng suất lao động.
Theo ông Đặng Văn Tuần – Bí thư Đảng ủy, Giám đốc Công ty cho biết, khi chuyển đổi số trong công tác quản trị hành chính văn phòng sẽ giúp lãnh đạo có thể điều hành, xử lý công việc mọi lúc mọi nơi với bất cứ thiết bị hỗ trợ nào có kết nối internet. Nắm bắt thông tin nhanh chóng để kịp thời ra quyết định chính xác. Giảm thời gian gặp gỡ trực tiếp theo cách truyền thống, quản lý hiệu quả công việc và nhân sự.
Chuyển đổi để bứt phá mạnh mẽ và theo kịp xu hướng
Chuyển đổi số đã và đang giúp CBCNV giải phóng sức người, dễ dàng tiếp cận văn bản, tài liệu đã được số hóa để phục vụ công việc, đảm bảo chất lượng và tiến độ trong phối hợp thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong và ngoài Công ty.
Năm 2022, Thủy điện An Khê – Ka Nak tiếp tục thực hiện công tác văn phòng số theo chủ trương của EVNGENCO2 bao gồm các nội dung như triển khai thống nhất hệ thống văn phòng số (Digital Office); trang bị hệ thống làm việc từ xa và họp trực tuyến cho lãnh đạo các cấp, chuyên viên; 80% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ; 100% văn bản được pháp luật cho phép được số hóa dưới dạng số liệu số và được lưu trữ, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác, phân tích thông tin đã được số hóa. Số hóa qui trình nội bộ với 80% quy trình nghiệp vụ hiện tại, riêng lĩnh vực văn phòng có 90% quy trình nghiệp vụ sẽ không sử dụng giấy tờ. Xây dựng và thiết lập môi trường làm việc cộng tác, chia sẻ và kết nối thông tin giữa các hệ thống CNTT hiện tại, đáp ứng cho cả các hoạt động của Công ty. 100% chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp được xây dựng trên hệ thống BI và kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu số trên hệ thống thông tin báo cáo phục vụ điều hành...
Việc xây dựng văn phòng số đòi hỏi năng lực và tư duy của lực lượng CBCNV làm công tác khối văn phòng là phải trang bị cho mình các kỹ năng cụ thể như thành thạo tin học văn phòng; thành thạo các phần mềm phục vụ công tác văn phòng; thành thạo thiết bị di động. CBCNV không thể thiếu tư duy về công nghệ số là Digital first (ưu tiên tìm cách và giải quyết vấn đề bằng các công cụ kỹ thuật số) và Digital innovation (tư duy đổi mới, luôn luôn tìm cách cải tiến, tối ưu các luồng công việc (quy trình) thông qua công cụ kỹ thuật số). Bên cạnh đó, 2 yếu tố chính ảnh hưởng tới thành công của chuyển đổi số khối văn phòng là hành vi lãnh đạo và sự gắn kết CBCNV cũng rất quan trọng. Trong đó, lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm, thống kê thường xuyên số lượng CBCNV thành thạo tin học và tiến hành đào tạo để nâng cao kỹ năng và tư duy số cho CBCNV.
Thời gian tới, Đảng ủy Công ty tiếp tục đồng hành và hướng dẫn các đơn vị xây dựng các chế tài phù hợp, vừa tạo động lực khuyến khích, sáng tạo tìm kiếm ý tưởng chuyển đổi số và khen thưởng, biểu dương kịp thời các tập thể, cá nhân có nhiều đóng góp và đi đầu về chuyển đổi số, đồng thời tăng cường kiểm tra, giám sát việc ứng dụng chuyển đối số trong công việc của các đơn vị và CBCNV.
Với những dấu ấn thay đổi theo hướng tích cực của Khối văn phòng tại Thủy điện An Khê – Ka Nak, có thể khẳng định, chuyển đổi số đã và đang mang lại những hiệu quả to lớn trong công tác quản lý điều hành doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đây là yếu tố then chốt trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra, cũng như đáp ứng tốt các yêu cầu, nhiệm vụ công tác trong thời kỳ mới, quyết định đến thành công và sự phát triển bền vững của Công ty.