Tại lớp tập huấn, các học viên đã được hướng dẫn cách thức thực hiện và lưu trữ từ khâu scan hồ sơ đến việc lưu trữ, kết nối với CMIS và đẩy file scan lên hệ thống máy chủ… Trong buổi học, một số kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ điện tử tại Điện lực Vĩnh Nghiêm của PC Khánh Hòa cũng được giới thiệu như: Thời gian scan 1 bộ hồ sơ hợp đồng mua bán điện; số nhân công thuê; cách thức tiếp nhận hồ sơ scan cũng như cập nhật các file hợp đồng điện tử sau khi đã đối soát… Các thành viên lớp học đã thảo luận rất sôi nổi về nội dung, cách thức triển khai, cũng như đưa ra những góp ý về nội dung chương trình trên tinh thần xây dựng và đóng góp để chương trình ngày càng hoàn thiện hơn.
Hiện nay, hồ sơ khách hàng sử dụng điện được lưu trữ chủ yếu bằng giấy, đối với hình thức lưu trữ này thì khó khăn đầu tiên chúng ta thường gặp đó chính là không đủ không gian để có thể chứa và lưu trữ hồ sơ từ năm này qua năm khác bởi theo từng năm thì số lượng hồ sơ, giấy tờ ngày càng tăng lên. Bên cạnh đó chi phí bảo quản, phòng chống cháy nổ, giấy tờ dễ hư hỏng, bất tiện khi di chuyển hoặc sửa chữa văn phòng gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu thông tin. Và việc mất mát thất lạc hồ sơ giấy tờ là rủi ro rất dễ xảy ra. Ngoài ra việc lưu trữ này còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn.
Các năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu và trong năm 2016 Tổng công ty đã phê duyệt đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin lưu trữ hồ sơ điện tử khách hàng dùng điện” với chủ trương là: Trong năm 2017 tất cả các đơn vị trực thuộc EVNCPC phải chuyển toàn bộ tài liệu, hợp đồng mua bán điện với khách hàng thành file màu, liên kết với CMIS, sắp xếp khoa học, thuận lợi để tra cứu, khai thác… phục vụ công tác kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Như vậy, với những kết quả ban đầu đạt được sẽ là tiền đề quan trọng để EVNCPC thực hiện thành công việc lưu trữ tài liệu điện tử khác trong thời gian đến.
CPC