Người đăng kí vật tư vào ra quét mã QR code để nhập thông tin và upload ảnh, đăng ký để được phê duyệt.
Đây là một sản phẩm chuyển đổi số của Công ty, được xây dựng xuất phát từ một ý tưởng trong cuộc thi ý tưởng cải cách hành chính (CCHC) của Công ty vào cuối năm 2023.
Là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Phát điện 1 luôn hoàn thành tốt công tác chuyển đổi số, trong những năm qua, Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn đã luôn nỗ lực tìm tòi, cải tiến và số hóa các quy trình, thủ tục trong vận hành, sản xuất và các thủ tục hành chính nhằm mang lại những tiện ích cho người lao động. Đồng thời, nâng cao khả năng linh hoạt trong điều hành doanh nghiệp thông qua đẩy mạnh số hóa, góp phần giảm chi phí sản xuất và quản lý doanh nghiệp.
Trước đây, việc đưa vật tư, thiết bị sửa chữa vào ra nhà máy để phục vụ công việc sửa chữa, cao điểm vào các đợt tiểu tu, sửa chữa lớn thì khối lượng vật tư, thiết bị ra vào rất lớn, thủ tục đăng ký phải thực hiện trên giấy và xác nhận qua nhiều phòng ban, do đó tốn rất nhiều thời gian, phức tạp, đặc biệt là vào những ngày cuối tuần… Bên cạnh đó, việc đăng kí cũng không đảm bảo trực quan để quản lý tránh mất mát tài sản của nhà máy. Xuất phát từ những bất cập đó, Công ty đã xây dựng phần mềm giúp số hóa toàn bộ quá trình đưa vật tư, thiết bị ra vào nhà máy để các phòng, phân xưởng, nhà thầu có thể sử dụng ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào.
Và ý tưởng “Quản lý vật tư thiết bị làm việc vào, ra nhà máy theo phần mềm Checkin” được ra đời và công nhận là ý tưởng CCHC theo quyết định số 1121/QĐ-NĐNS ngày 30/11/2023.
Hình ảnh những phiếu đăng kí vật tư vào ra nhà máy trước đây.
Sau một thời gian xây dựng nội dung, cấu trúc và chạy thử cùng bộ phận phần mềm, ứng dụng checkin vật tư vào ra nhà máy đã ra đời trên cả 3 nền tảng Web, Android và IOS. Ứng dụng là sự kết hợp của các luồng quy trình phê duyệt thông thường được thực hiện trên giấy với hình ảnh thực tế của vật tư đưa vào ra nhà máy để quá trình kiểm tra, giám sát tại cổng nhà máy được dễ dàng và thông suốt.
Bảo vệ xác nhận cho phép vật tư vào ra tại cổng Nhà máy dựa vào đăng kí đã được duyệt trên PC và smartphone.
Bước đầu, phần mềm đưa vào sử dụng đã đạt được những kết quả hết sức tích cực. Trước đây, mỗi lần đăng ký trên giấy và ký tay sẽ mất khoảng 30 phút đến 1 giờ cho quá trình đăng ký và phê duyệt. Với việc chuyển đổi sang phần mềm, mỗi đăng kí và phê duyệt chỉ còn mất khoảng 2 đến 5 phút, người phê duyệt có thể ở bất cứ đâu cũng có thể duyệt được và luôn có hình ảnh trực quan để kiểm tra và xác nhận.
Đây là một trong những thành quả của tập thể Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn trong hưởng ứng lời kêu gọi của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Phát điện 1 về việc cải cách hành chính, chuyển đổi số rút ngắn thời gian xử lý các công tác thủ tục hành chính, đồng thời, kiểm soát quản lý tốt công tác hành chính văn phòng. Thời gian tới, Công ty sẽ tiếp tục cụ thể hóa thêm nhiều ý tưởng cải cách đã và đang được công nhận phục vụ cho việc số hóa các thủ tục hành chính hiện nay.
Việc thực hiện chuyển đổi số thông qua việc số hóa các thủ tục hành chính là một trong số những nỗ lực của Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn nhằm hướng tới mục tiêu trở thành doanh nghiệp số như tầm nhìn đến năm 2030 đã đề ra.
Link gốc