Nhân viên Văn phòng Công ty thực hiện đăng ký lịch tuần công việc trên E-Office.
Thông qua việc áp dụng hệ thống văn phòng điện tử (E-Office), cũng như tăng cường ứng dụng nền tảng họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu báo cáo trên cổng thông tin nội bộ… đã góp phần quan trọng thúc đẩy cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho Công ty.
Thực hiện chủ đề năm 2021 là “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam” và Chỉ thị số 2511/CT-EVNNPC của Tổng công ty Điện lực miền Bắc về việc triển khai thực hiện kế hoạch chuyển đổi số năm 2021 - 2022, ngay từ những ngày đầu năm, toàn thể cán bộ, công nhân viên (CBCNV) của PC Lạng Sơn đã tích cực hưởng ứng với mong muốn chuyển đổi số sẽ tạo ra nền tảng vững mạnh để tăng năng suất lao động, phục vụ tốt công tác điều hành, quản lý, sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp, PC Lạng Sơn đã thành lập Tiểu ban chỉ đạo về chuyển đổi số, Ban chỉ đạo an toàn thông tin, lập kế hoạch chuyển đổi số của Công ty giai đoạn 2021 - 2022, cũng như đẩy mạnh tuyên truyền, đào tạo người lao động nắm vững chủ trương, định hướng của Công ty về chuyển đổi số. Đến nay, 100% CBCNV nắm vững những định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, lộ trình chuyển đổi số của đơn vị và vai trò của mình trong chuyển đổi số; 100% CBCNV có nhận thức cơ bản về chuyển đổi số, cũng như có tâm lý sẵn sàng cho chuyển đổi số; Có kỹ năng ứng dụng thông tin cơ bản; Nhận thức rõ được vai trò của an toàn thông tin, các nguy cơ mất an toàn thông tin và biện pháp phòng tránh… Đến hết năm 2021, PC Lạng Sơn phấn đấu đạt tỷ lệ trên 95% lao động gián tiếp đáp ứng chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản được Quy định tại Khoản 1, Điều 2, Thông tư 03/2014/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Số hóa văn bản tại PC Lạng Sơn.
Riêng trong lĩnh vực Văn phòng, Công ty hiện đang áp dụng triệt để hệ thống văn phòng điện tử E-Office 3.0 phiên bản cuối tới tất cả CBCNV. Toàn bộ quy trình soạn thảo, ký số, phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản đều đã được thực hiện trên môi trường số. Nhiều ứng dụng văn phòng đã được số hóa và liên kết với E-Office như lịch tuần công việc, đăng ký công tác, quản lý công tác…
Hiện tại, PC Lạng Sơn thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc phải ký bản giấy theo quy định về công tác văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9/3/2020; 100% lịch đăng ký công tác, lịch sử dụng phương tiện; Lập hồ sơ danh mục tài liệu… đều được triển khai trên hệ thống E-Office của Công ty.
So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng… Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm giấy tờ, thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản. Mặt khác, người quản lý cũng có thể dễ dàng sắp xếp công việc, đồng thời nhắc nhở, đôn đốc và đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Vì vậy, tiến độ công việc được giám sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.
Đơn vị cấp 4 thực hiện tốt công tác chuyển đổi số văn phòng.
Bên cạnh đó, nhờ PC Lạng Sơn đã đồng bộ, nâng cấp hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, như: Nâng cao độ ổn định mạng WAN lõi với đường truyền tốc độ cao trên 100 Mbps; Kết nối liên thông thiết bị đầu cuối từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc phục vụ cho các ứng dụng công nghệ thông tin... Thông qua nền tảng kết nối trực tuyến, Công ty đã tăng cường trao đổi xử lý công việc trên môi trường mạng, cũng như tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến thông qua ứng dụng Zoom Meeting. Các cuộc họp giao ban công tác tháng, họp chỉ đạo, xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý vận hành, đầu tư xây dựng, công tác đoàn thể… đều được kết nối trực tiếp từ Công ty tới các Điện lực. Do vậy, số lượng cuộc họp trực tiếp tại trụ sở Công ty đã giảm đáng kể, qua đó đã góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại, lưu trú... cho đơn vị. Đồng thời, thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều, qua đó giúp việc thực thi nhiệm vụ mau chóng, chính xác nhất.
Thời gian tới, để tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn phòng, PC Lạng Sơn sẽ chuyển đổi E-Office 3.0 sang ứng dụng văn phòng số D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên Web, Tablet, Smartphone. Song hành với đó, Công ty cũng sẽ tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; Hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNNPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật).
Đặc biệt, Công ty cũng sẽ hoàn thành 100% tác vụ tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng. 100% hồ sơ được số hóa, 100% hồ sơ giấy được chỉnh lý số hóa (trừ mật và đặc thù). Mặt khác, 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số áp dụng trong các ứng dụng quản lý/giao dịch nội bộ; ứng dụng công nghệ Speech-to-text trong xử lý, điều hành công việc… PC Lạng Sơn cũng sẽ tập trung hoàn thành di động hóa các ứng dụng phục vụ CBCNV và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn, tổng hợp và cảnh báo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản theo lộ trình của EVN.
Với những dấu ấn thay đổi theo hướng tích cực trong công tác văn phòng tại PC Lạng Sơn, có thể khẳng định, chuyển đổi số đã và đang mang lại những hiệu quả to lớn trong công tác quản lý điều hành doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đây là yếu tố then chốt trong cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra, cũng như đáp ứng tốt các yêu cầu, nhiệm vụ công tác trong thời kỳ mới, quyết định đến thành công và sự phát triển bền vững của Công ty.