Bà Đỗ Nguyệt Ánh- Chủ tịch HĐTV EVNNPC.
100% nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác
Bà Đỗ Nguyệt Ánh – Chủ tịch HĐTV EVNNPC cho biết, năm 2021 là năm khởi đầu thành công chương trình chuyển đổi số của Tổng công ty, với việc đưa vào vận hành chính thức các chương trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán, kinh doanh và dịch vụ khách hàng, mang lại những lợi ích rất lớn trong quản trị doanh nghiệp.
Chỉ tính riêng hiệu quả ban đầu của việc số hóa 2 quy trình Tài chính – kế toán và Kinh doanh – Dịch vụ khách hàng, EVNNPC đã tiết kiệm được khoảng 50.000 ngày công/năm; dự kiến hơn 43 tỷ đồng/năm chi phí in ấn và nhân công; hơn 30.000m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy; giảm 50%-80% thời gian thực hiện công việc... Đặc biệt, hiệu quả quản trị doanh nghiệp được nâng cao; 100% các nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác, không sai sót; chuẩn hóa toàn bộ các mẫu biểu, hồ sơ, quy trình cập nhật, trình tự thủ tục..., đảm bảo tính công khai, minh bạch, sự giám sát của các cấp quản lý trong từng công đoạn. Số hóa quy trình cũng từng bước “phẳng hóa” giới hạn về không gian, vị trí địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, các địa phương, vùng miền...
Số hóa thành công 2 quy trình, EVNNPC trở thành đơn vị tiên phong trong ngành Điện trong việc số hóa các quy trình nghiệp vụ.
Với quy trình tài chính – kế toán, Tổng công ty đã số hóa dữ liệu, chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn nghiệm thu, đóng điện và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán. Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm. Song song đó, EVNNPC triển khai số hóa quy trình với việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm để áp dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty. Việc số hóa cũng được triển khai toàn diện, nhằm khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo.
Quy trình tài chính – kế toán của EVNNPC khi số hóa được tích hợp tối đa với các phần mềm dùng chung HRMS, ERP, CMIS, IMIS,… tạo sự thống nhất trong toàn Tổng công ty và các đơn vị thành viên, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ, nâng cao năng suất lao động. Với quy trình giải ngân, trước đây để hoàn thành một bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến tổng công ty thường mất 10 - 14 ngày thì nay rút ngắn xuống 6 - 7 ngày, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa đơn vị với tổng công ty…
Còn với việc số hóa các quy trình kinh doanh, EVNNPC đã, đang gia tăng rất nhiều lợi ích cho khách hàng; đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Điển hình, Quy trình quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP và điện mặt trời mái nhà được số hóa thành công, với các dữ liệu đo xa được đồng bộ tự động trên toàn hệ thống. Hàng tháng, chương trình tự động sẽ thống kê, phân tích sản lượng điện mua của tất cả các nhà máy thủy điện, các công trình điện mặt trời để phục vụ công tác thanh quyết toán; dự báo điện năng phát điện của 250 nhà máy thủy điện nhỏ, 8066 dự án điện mặt trời mái nhà, tạo sự công khai, minh bạch trong công tác quản lý và tài chính.
Việc số hóa cũng rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng. Trước đây, thời gian ký biên bản thanh toán cho khách hàng mất khoảng 3-5 ngày, thì sau khi được số hóa, thời gian rút ngắn xuống còn 1 ngày; việc thanh toán diễn ra mọi lúc, mọi nơi.
Vận hành trên không gian số từ năm 2023
Bà Đỗ Nguyệt Ánh – Chủ tịch HĐTV EVNNPC cho biết, để chuyển đổi số thành công, Ban lãnh đạo EVNNPC đã xác định: Chuyển đổi số ở EVNNPC là đưa Tổng công ty trở thành một hệ sinh thái gồm các phần tử được thể hiện dưới dạng số và giao tiếp với nhau trên môi trường số.
Cũng theo Chủ tịch HĐTV EVNNPC, nhiệm vụ đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số của EVNNPC là số hóa tất cả những phần tử liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty… Thứ hai, tạo ra một môi trường số cho các phần tử này giao tiếp với nhau. Thứ ba, tạo được cơ sở hạ tầng về dữ liệu CNTT, đảm bảo toàn bộ những phần tử này được lưu trữ, định dạng, và mỗi phân tử là duy nhất, không trùng lặp. Thứ tư, đảm bảo an toàn thông tin cho cả hệ thống và cuối cùng là đưa quy trình, đưa tất cả những dữ liệu số vào việc tổ chức vận hành, làm sao cho toàn thể CBCNV có thể vận hành hệ thống này một cách hoàn hảo nhất, với văn hóa của một doanh nghiệp số…
Trên cơ sở đó, EVNNPC đã đã đưa ra các phương án, kế hoạch tổ chức, lộ trình rõ ràng, với mục tiêu đến cuối năm 2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số và từ năm 2023 vận hành trên không gian số.
Tổng công ty cũng xác định, chuyển đổi số không phải là đích đến, mà là một quá trình liên tục và phát triển theo từng giai đoạn bằng cách mở rộng phạm vi hoặc nâng cao, cải tiến hơn ở một cấp độ mới. Chuyển đổi số có sự tham gia của toàn bộ CBCNV, các khách hàng, đối tác. Do đó, bên cạnh công tác đào tạo, nâng cao năng lực của CBCNV đáp ứng nhiệm vụ trong môi trường số, công tác truyền thông tới mọi khách hàng, đối tác về xu hướng chuyển đổi số, xây dựng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp số cũng sẽ được Tổng công ty thực hiện đồng bộ.