Nếu chỉ thu hẹp sản xuất một cách giản đơn, không phân biệt, thì có thể bạn sẽ rơi vào tình trạng rất khó khăn vì không có người thực hiện một số chức năng quan trọng. Cũng vậy, quyết định vội vàng cho nghỉ những người đến tuổi hoặc gần đến tuổi về hưu có thể gây tác hại lớn về năng suất lao động, thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch.
Viện nghiên cứu điện lực Mỹ (Electric Power Research Institute - EPRI) ước tính có tới 22% sản lượng điện không phát được lên lưới là do nhầm lẫn của người lao động. Con số này rất có thể còn thấp hơn sự thật. Một nhà máy điện đã giảm được 50% số nhầm lẫn này, nhờ đó tăng được biên lợi nhuận lên 245 USD cho mỗi mêgaoát công suất lắp đặt. Do vậy trong điều kiện hiện nay, cần có những quyết định thông minh về lực lượng lao động. Phương cách duy nhất để chắc chắn có được những quyết định đúng đắn là đi sâu vào phân tích nhân lực.
Bài báo này nhìn vào mặt vận hành của bài toán. Các dữ liệu lấy từ một ví dụ thực tế về phân tích nhân lực tại một nhà máy điện ở Mỹ. Trong trường hợp này, các tác giả đi sâu vào từng chức vụ và chức năng để xác định chỗ nào là hiệu quả, chỗ nào là không hiệu quả, và những gì có thể thực hiện.
Nâng cao hiệu quả vận hành
Tập trung vào thiết bị và các chức vụ đòi hỏi trình độ cao chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả trực tiếp cao nhất. Vì đó là các chức vụ đảm bảo thời gian vận hành cao hoặc gây nhầm lẫn dẫn đến ngừng máy gây tổn thất lớn. Một trong những bước đầu tiên khi phân tích nghiêm túc lực lượng lao động là đánh giá người lao động. Rất may là điều này có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu tốt và một loạt các công cụ trực tuyến.
Theo phương pháp luận của Inteliance, điều này có thể thực hiện được tốt nhất bằng cách chia nhà máy thành các lĩnh vực làm việc tương ứng như vận hành, cơ khí, điện, v.v., sau đó lại chia tiếp thành các lĩnh vực nhiệm vụ lớn như bơm, van và động cơ. Từ đó chia tiếp thành các công việc cụ thể, các yếu tố cá nhân liên quan và các kiến thức/kỹ năng yêu cầu cho mỗi hành động. Ví dụ, mở rộng tới mức bạn sẽ hỏi về việc tháo bỏ ống hút và ống xả, hoặc kiểm tra các miếng kê đệm động cơ, v.v. Mỗi yếu tố đều đòi hỏi những kiến thức hoặc kỹ năng nhất định. Trong trường hợp này, là xác định vị trí các mặt bích hút và xả, và phát hiện các miếng kê đệm bị hỏng hoặc gỉ.
Bạn sẽ làm gì với tất cả các chi tiết này? Chúng tôi đã triển khai một phương pháp theo đó, người ta yêu cầu nhân viên tự đánh giá năng lực của mình về mỗi hạng mục được nhận diện. Đây là điểm khác biệt so với cách “phân tích nhu cầu đào tạo” thường gặp, theo đó người lao động không yêu cầu phải chấm điểm những phần họ cần được đào tạo mà là về năng lực thực hiện công việc. Việc phân tích này là rất quan trọng bởi vì nó cho ta “phát biểu của người lao động”, mà bước này thường hay bị bỏ qua và đây là một sai lầm có thể gây tai hại lớn. Đồng thời với “phát biểu của người lao động”, ta cũng thực hiện được công việc chấm điểm tương tự, trên cùng một cơ sở, ở đây doanh nghiệp đánh giá mức độ quan trọng của công việc yêu cầu, sao cho có thể so sánh các câu trả lời để từ đó suy ra yêu cầu thực tế của doanh nghiệp về lực lượng lao động, bám sát với yêu cầu của doanh nghiệp.
Ví dụ như bạn phải giải quyết một công việc cụ thể. Bạn yêu cầu nhân viên tự đánh giá năng lực đối với công việc này. Họ cảm thấy khó khăn ở mức độ nào khi phải thực hiện công việc? Họ gặp vấn đề phiền phức có thường xuyên không? Họ có hay phải thực hiện công việc này hay không? Đã có phương pháp chuẩn để thực hiện công việc này hay chưa? và Công việc này quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?
Nói chung thực tế cho thấy chưa đầy 50 % nhiệm vụ đạt được độ chắc chắn cao. Chỉ cần dựa vào dữ liệu này, nhà máy nào cũng có thể bắt đầu hiểu được vì sao năng suất lại thấp và thời gian ngừng máy ở mức cao không thể chấp nhận được. Tuy nhiên đây mới chỉ là nền cho một bức tranh rộng lớn hơn nhiều.
Chẳng hạn như chúng tôi đã xác định quan hệ giữa các dữ liệu về độ chắc chắn với tỉ lệ lỗi của thiết bị. Khi bước này được thực hiện tại nhà máy điện nói trên, đã đi đến kết luận rằng nhân viên hệ thống thải tro là có nhiều vấn đề nhất, trong khi nhân viên ở hệ thống điều khiển ít có sai lỗi nhất.
Điều này cho thấy gì? Trước tiên, đây là bước kiểm tra bên ngoài để so sánh với các dữ liệu thu thập được trong lần đánh giá ban đầu. Lý tưởng mà nói, đạt điểm độ chắc chắn cao lẽ ra phải có ở những khu vực và công việc có tỉ lệ sai lỗi thấp. Nếu đúng là như vậy, bạn đã có được danh sách các nhân viên giỏi nhất. Đương nhiên cũng có một số người sẽ chỉ ở mức khiêm tốn hoặc quá bảo thủ chỉ tin vào kết quả làm việc thực tế của họ. Tuy nhiên cuối cùng vẫn phải dựa vào tỉ lệ sai lỗi.
Một vấn đề khác cần theo dõi là độ chắc chắn cao đi kèm với kết quả hoạt động kém. Điều này cho thấy có thể có những vấn đề liên quan đến qui trình. Đó cũng là một chỉ số đánh giá về đào tạo không hiệu quả do phản ứng của những người lao động cho rằng mình thạo việc. Cần phải tiếp cận vấn đề này từ góc độ cải tiến hoặc làm rõ qui trình rồi hẵng tính đến các biện pháp khác.
Một điểm cần hết sức lưu ý là giảm nhân sự dự kiến khi có người về hưu, ở đây muốn nói riêng tới việc mất các kỹ năng quan trọng. Như đối với mọi lực lượng lao động nhiều tuổi khác, mất một người có thể đặc biệt đáng quan ngại nếu như đây là người duy nhất thực hiện được một số chức năng cụ thể. Điều này cũng cho phép hướng vào hoặc là có các chương trình giữ người, hoặc là đẩy nhanh phát triển nhân lực, hoặc là thu giữ kiến thức.
Tại nhà máy điện của Mỹ được phân tích ở đây, theo báo cáo thì chưa đầy 50% nhân viên vận hành và bảo dưỡng là hoàn toàn chắc chắn về tất cả các kỹ năng thuộc chức trách công việc của họ. Điều lý thú là mức chắc chắn thấp nhất là ở các chuyên môn về vận hành. Ngược lại, các chuyên môn về cơ, điện và điều khiển lại đạt điểm cao hơn. Đi sâu vào hơn, bạn có thể khảo sát kết quả làm việc của từng ca. Mức chắc chắn của mỗi ca nhiều khi lại khác nhau đáng kể.
Ngoài ra, các điểm số nói trên cần được chốt lại theo giá trị ước tính của các chức năng này đối với doanh nghiệp nói chung. Một lĩnh vực lắm vấn đề như độ chắc chắn thấp, tỉ lệ sai lỗi cao và giảm nhân sự dự kiến, thoạt nhìn có thể nghĩ là phải được ưu tiên chú ý đặc biệt. Nhưng nếu đây là lĩnh vực quán ăn của nhân viên hoặc kho phụ thì chưa hẳn đã được xếp vào danh mục ưu tiên của doanh nghiệp.
Như vậy, luôn cần đánh giá mức độ quan trọng để xác định tần suất của các công việc cụ thể, các yếu tố về an toàn có liên quan, mức độ khó khăn, thời gian tiêu tốn khi thực hiện, tác động của qui định pháp luật và các yếu tố kinh doanh quan trọng khác. Việc đánh giá này xác định tầm quan trọng tương đối của mỗi công việc đối với nhu cầu kinh doanh và vận hành bằng cách sử dụng các tiêu chí khách quan. Chỉ khi có được bức tranh như trình bày ở trên ngay từ giai đoạn đầu phân tích lực lượng lao động thì mới có thể vững tâm hành động và thực sự nâng cao được kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trong ví dụ của chúng tôi về nhà máy điện ở Mỹ, các khu vực sử dụng nhiều/lắm vấn đề là tro lò hơi/bộ hâm nước và thải tro. Tiếp theo đó là các hệ thống thổi muội, điều khiển và cấp nhiên liệu lò hơi. Điều này cho phép nhà máy ưu tiên tập trung vào các nhiệm vụ phải thực hiện thường xuyên và hay gặp những vấn đề khó khăn để xác định cần rà soát và cải tiến quản lý ở khu vực nào.
Trên cơ sở các hiểu biết từ phân tích lực lượng lao động, bạn sẽ làm gì từ các kết quả này? Dưới đây là một số gợi ý chung nhất.
Độ chắc chắn cao và nhiều vấn đề: Điều này cho thấy cần phải cải tiến qui trình trước khi đi vào đào tạo. Đó là vì người lao động nghĩ rằng họ biết, do vậy đào tạo không đem lại lợi ích và trước tiên phải cải tiến qui trình đã.
Độ chắc chắn thấp và nhiều vấn đề: Phải tiến hành đào tạo để người lao động nắm được công việc của họ.
Độ chắc chắn cao và ít sai lỗi, và rủi ro cao về giảm nhân sự: Thu giữ kiến thức từ những người này, về những gì họ biết, họ đang làm và phải có chế độ lưu trữ riêng các dữ liệu này để doanh nghiệp bảo tồn cho dù có giảm nhân sự. Điều này sẽ giúp tránh được một trong những vấn đề thường gặp nhất là bỏ công thu giữ kiến thức về những lĩnh vực có tỉ lệ sai lỗi cao hoặc năng lực nhân viên thấp để rồi lại mất đi một cách phí phạm.
Có thể xác định quan hệ giữa năng lực của lực lượng lao động với kết quả hoạt động của nhà máy. Công nhân thực hiện kém gây ra khoảng 50% thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch. Do vậy phân tích về người lao động trong vận hành đóng vai trò tối quan trọng trong việc ngăn ngừa ngừng máy. Hơn nữa, qua việc khảo sát lực lượng lao động như trình bày ở trên, các chương trình về lực lượng lao động từ chỗ phải chi tiền sẽ trở thành trực tiếp tạo ra doanh thu.