PC Gia Lai triển khai ứng dụng ký số phiếu nhập, xuất trong công tác quản lý vật tư. Ảnh minh họa
Đây là phần ứng dụng chữ ký số vào công tác quản lý và mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh thiết thực cho PC Gia Lai.
Để đảm bảo việc xây dựng và đưa chương trình vào áp dụng thực tế tại PC Gia Lai đạt hiệu quả cao, đáp ứng tốt các yêu cầu về kết nối, đồng bộ với các chương trình của EVNCPC triển khai, đặc biệt là tận dụng một số trường thông tin từ hệ thống MMIS, được sự cho phép của EVNCPC, PC Gia Lai đã phối hợp với Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Trung (CPCITC) thực hiện xây dựng phần mềm ứng dụng ký số phiếu nhập/xuất.
Trước đây, các phiếu nhập/xuất MMIS thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công với rất nhiều hạn chế. Đầu tiên là phải xuất ra file word, in và lãnh đạo đơn vị/phòng ký duyệt để nhập hoặc xuất ra. Sau đó bộ phận văn phòng (đặt tại Công ty) lập phiếu, thông báo đơn vị đến nhận phiếu và người nhận phiếu trực tiếp chuyển phiếu ra kho để nhận vật tư. Với khoảng cách giữa bộ phận văn phòng đặt tại Công ty và bộ phận kho cách nhau 7km khiến việc xuất nhập VTTB rất mất thời gian.
Hạn chế nữa là chưa có sự chủ động của bộ phận kho để chuẩn bị vật tư xuất cấp kịp thời cho đơn vị nên đơn vị phải mất nhiều thời gian chờ đợi đến lượt được cấp vật tư. Trường hợp lãnh đạo Công ty (hoặc phòng) bận thì đơn vị phải mất thời gian chờ lãnh đạo ký duyệt phiếu mới có thể nhận vật tư. Số phiếu phát sinh hàng tháng trung bình là 500 phiếu nhập/xuất và 70 phiếu tạm cấp, vì vậy làm lãng phí thời gian rất lớn của các nhân viên nhận vật tư của các đơn vị.
Chưa kể việc thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ, quản lý rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ, sổ sách cồng kềnh và mất nhiều chi phí cho việc bảo quản hồ sơ. Và tất cả các thông tin quản lý được làm thủ công trên giấy nên phải mất nhiều thời gian và nhiều người để xử lý và tổng hợp dữ liệu.
Nhưng sau khi triển khai thực hiện ký số và luân chuyển phiếu nhập/xuất trên hệ thống ký số tập trung, hầu hết những hạn chế trên đều được khắc phục, bởi các phiếu nhập/xuất này được hệ thống tích hợp chỉ 01 lần xác nhận sẽ hiện đồng bộ chữ ký trên tất cả các liên phiếu của các bộ phận có liên quan (thủ trưởng đơn vị, phòng Kế hoạch và Vật tư, người lập, người nhập và thủ kho). Từ đó, trưởng đơn vị điện lực giao việc cho bộ phận theo dõi quản lý kho thực hiện tổng hợp, đăng ký kế hoạch nhận vật tư với thủ kho.
Việc triển khai thực hiện ký số và luân chuyển phiếu nhập/xuất trên hệ thống ký số tập trung giúp lãnh đạo có thể duyệt phiếu khi dự họp hoặc đi công tác; giảm được thời gian và quãng đường phải di chuyển để nhận phiếu xuất tại văn phòng Công ty rồi mới di chuyển đến kho để nhận. Bộ phận kho, khi nhận được đăng ký kế hoạch nhận vật tư của đơn vị sẽ chủ động sắp xếp chuẩn bị vật tư cần xuất, theo đó giảm thời gian chờ đợi khi nhận vật tư. Việc này cũng giúp cải tiến lề lối làm việc, giúp đơn vị tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và tăng hiệu quả làm việc. Ngoài ra, ứng dụng CNTT giúp việc lưu trữ có hệ thống, dễ dàng truy xuất, thuận tiện trong việc tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý.
Đây là bước cải tiến theo xu hướng văn phòng không giấy trong công tác quản lý. Nhờ đó mà việc quản lý vật tư thiết bị được thực hiện xuyên suốt và khoa học, tăng cường sự an toàn, hiệu quả trong bảo quản, cấp phát và sử dụng vật tư thiết bị.
Link gốc