Công ty Điện lực Trà Vinh: Đẩy mạnh số hóa trong công tác Văn phòng

Hệ thống hội nghị trực tuyến: “Cầu nối” trong thời đại công nghệ số

 

Năm 2006, Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVNSPC) bắt đầu triển khai hệ thống hội nghị truyền hình (HNTH), PC Trà Vinh cũng triển khai đến các đơn vị trực thuộc với mục tiêu mang lại hiệu quả trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh. Đến nay hệ thống HNTH tại PC Trà Vinh đã có 12 điểm cầu được vận hành đảm bảo chất lượng các phiên họp, đạt chất lượng truyền hình ảnh HD.

 

Từ khi hệ thống HNTH đi vào hoạt động, phương thức này thay thế phương pháp họp trực tiếp. Qua thống kê 11 tháng năm 2022, PC Trà Vinh tổ chức trên 18 hội nghị bằng hình thức trực tuyến, giảm số lượng cuộc họp trực tiếp, tích hợp các cuộc họp có nội dung liên quan thành 01 cuộc họp, tích hợp đăng ký công việc và báo cáo công việc trên D-Office. Số lượng cuộc họp các tháng dao động từ 15-20 cuộc họp, có xu hướng giảm từ 10-20% (từ 1-2 cuộc họp), đặt chỉ tiêu mỗi tháng giảm 5% số lượng cuộc họp so với tháng trước liền kề. Từ năm 2019 không sử dụng tài liệu giấy trong các cuộc họp đạt 99%, chỉ sử dụng tài liệu giấy trong các cuộc họp thương thảo hợp đồng với đối tác, các đoàn kiểm tra ngoài ngành.

 

Ông Huỳnh Đức Quang - Trưởng phòng Viễn thông và Công nghệ thông tin, PC Trà Vinh cho biết: Việc triển khai đồng bộ hệ thống HNTH mang lại hiệu quả rõ rệt, đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành thông suốt từ Công ty đến các đơn vị. Với chi phí đầu tư không cao, song kết nối nhanh, phạm vi rộng giúp nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành, tăng chất lượng quản lý cũng như tính tương tác, tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí tổ chức, đi lại. Hướng tới PC Trà Vinh lập phương án mở rộng hệ thống HNTH, ít nhất mỗi đơn vị 02 hệ thống, nhằm đảm bảo các Điện lực đều được trang bị đầy đủ hệ thống HNTH chuyên dụng Polycom, đáp ứng tiêu chuẩn của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN).

Văn phòng điện tử: “Cái nôi” chuyển đổi số

 

Văn phòng điện tử làm thay đổi phương thức điều hành, quy trình làm việc, được thể hiện: soạn thảo, soát xét, trình ký, phát hành, triển khai, phản hồi. Năm 2006, PC Trà Vinh khởi đầu hệ thống phần mềm từ E-Office 2.1 từ Công ty đến các đơn vị, là một bước chuyển đổi số điển hình trong lĩnh vực quản trị văn phòng, các văn bản chuyển đến người dùng đều trên môi trường mạng nên rất tiện lợi.

 

Ban đầu với tiện ích chưa nhiều, chủ yếu theo dõi văn bản đến, đi là các file scan, các phiên bản E-Office 2.0 và 2.3 vẫn trong quá trình nâng cấp, mở rộng tính năng, tăng trải nghiệm người dùng. Đến tháng 11/2017 tiếp tục triển khai hệ thống E-Office 3.0, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo…

 

So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng… giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản.

 

Tháng 10/2021, PC Trà Vinh chuyển sang ứng dụng hệ thống D-Office là phiên bản nâng cấp của hệ thống E-Office 3.0 với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, quản lý văn bản và điều hành công việc trực tuyến; tổ chức lưu trữ thông tin phục vụ nhu cầu tìm kiếm, truy nhập, khai thác dễ dàng. 

Digital-Office phiên bản Mobile, App xử lý công việc trên điện thoại di động.

 

Việc triển khai văn phòng điện tử của PC Trà Vinh đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống, lên mô hình quản trị trực tuyến, làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số. Xác định hiệu quả từ hệ thống quản lý văn phòng trên nền tảng số mang lại, PC Trà Vinh quán triệt đến các đơn vị khai thác tối đa tiện ích D-Office. Hiện nay, Công ty phát hành 100% văn bản số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định; đăng ký lịch công tác, sử dụng phương tiện; lập danh mục hồ sơ đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống D-Office.

 

Thống kê tại PC Trà Vinh, năm 2021 hệ thống E-Office đã xử lý 9.439 văn bản đến, 8.493 văn bản đi và 546 hồ sơ công việc điện tử được lập và nộp về lưu trữ cơ quan; 11 tháng năm 2022, hệ thống E-Office đã xử lý 7.113 văn bản đến, 4.608 văn bản đi và 338 danh mục hồ sơ điện tử được lập. Đây là khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn, văn bản hồ sơ lưu trữ không sử dụng giấy năm sau tăng hơn năm trước.

Áp dụng chữ ký điện tử “đẩy nhanh” công tác chuyển đổi số

 

Từ năm 2009, chuyển đổi số được triển khai trong hoạt động văn phòng, đáp ứng yêu cầu nâng cấp hệ thống văn phòng điện tử (E-Office), cùng với ứng dụng nền tảng hội họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu báo cáo trên cổng thông tin nội bộ… góp phần vào công tác quản trị điều hành, cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí.

 

Hiện nay PC Trà Vinh đã cấp chứng thư số cho 09 Điện lực, 114 cá nhân lãnh đạo các phòng ban Công ty, Điện lực. Sử dụng chữ ký số là công cụ có rất nhiều ưu điểm, mang lại nhiều lợi ích. Ứng dụng chữ ký số giúp tiết kiệm được chi phí giao dịch bằng văn bản giấy (giấy, mực in, chuyển phát...) toàn Công ty ước tính tiết kiệm hơn 200 triệu đồng đồng/năm.

 

Ngoài ra, việc ứng dụng chữ ký số vào giao dịch điện tử trong, ngoài PC Trà Vinh và tương tác với khách hàng tăng hiệu quả, phương pháp làm việc chính xác, thúc đẩy quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, các dịch vụ khách hàng. Hiện nay công văn nội bộ lưu truyền dưới hình thức điện tử, được phê duyệt qua các cấp bằng chữ ký điện tử. Quy trình này đã “kết thúc” hàng loạt những thói quen soạn thảo, in ấn, lưu hành, giúp giảm chi phí đáng kể, đơn giản hóa những công đoạn rườm rà, tính bảo mật khi nhìn nhận một cách khách quan an toàn hơn so với hình thức văn bản giấy in.

 

Như vậy về tổng thể, chữ ký điện tử trước mắt và lâu dài mang lại nhiều lợi ích cho Công ty Điện lực Trà Vinh. Chữ ký điện tử và văn bản điện tử được triển khai rộng rãi cho toàn bộ các đơn vị trong Công ty, tạo tiền đề tiến tới doanh nghiệp điện tử.

 

Ông Huỳnh Chí Hải– Giám đốc PC Trà Vinh chia sẻ: Nhiều năm qua, Công ty Điện lực Trà Vinh luôn quan tâm triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực Văn phòng và đẩy mạnh tiến độ chuyển đổi số hóa. Hiện nay các văn bản đều được số hóa, xử lý trên môi trường mạng, giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn trong nội bộ. Trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh không còn những tập hồ sơ lưu trữ dày cộm chất đầy các tủ lớn, không còn việc tra cứu thông tin khách hàng theo phương pháp “lật mở” thủ công nữa. Công ty sẽ tiếp tục thực hiện các mục tiêu đề ra trong lộ trình chuyển đổi số.