Sơ đồ tổng quan các phân hệ ERP tại AKKN.
Trước khi có ERP, AKKN thường sử dụng các hệ thống FMIS quản lý riêng lẻ cho các phòng ban khác nhau như kế toán, quản lý kho và hợp đồng. Điều này dẫn đến sự phân tán thông tin và khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu giữa các hệ thống.
Từ năm 2017, AKKN đã đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số với việc triển khai sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP: Enterprise Resource Planning), bao gồm 17 phân hệ về quản lý tài chính, thuế, kế toán, tiền lương, vật tư, tài sản cố định, hợp đồng… Do đó, AKKN đã tạo ra cách thức lưu trữ, phân tích dữ liệu thông minh và hệ thống dữ liệu minh bạch, đồng bộ trong lĩnh vực tài chính kế toán.
Việc áp dụng hệ thống ERP đã giúp AKKN tăng cường công tác quản lý và sử dụng dữ liệu lớn tài chính kế toán (từ việc ghi nhận giao dịch đến phân tích báo) được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ hệ thống ERP mà AKKN có thể làm rõ và minh bạch hóa các giao dịch tài chính. Hệ thống kế toán số tự động ghi nhận mọi giao dịch một cách chính xác và không chệch cho dù là giao dịch lớn hay nhỏ, giúp ngăn chặn và phát hiện các gian lận tài chính. Việc phân tích dữ liệu số cũng giúp AKKN giúp dự báo tài chính và quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn. Các quy trình tự động hóa này giúp giảm thiểu thời gian, tiết kiệm chi phí, nhất là trong việc chuẩn bị báo cáo và thực hiện kiểm toán nội bộ. Việc lập báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, quý, năm của AKKN nhiều lần vượt tiến độ, đáp ứng yêu cầu về khai thác, kiểm soát, quản trị ở mức cao; tối ưu hóa hiệu quả làm việc, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của công tác tài chính kế toán tại Công ty.
Bên cạnh đó, AKKN còn ứng dụng một số phần mềm hỗ trợ khác dùng chung trong EVNGNECO2 được tích hợp với hệ thống ERP như phần mềm quản lý dòng tiền (CF); phần mềm kế hoạch tài chính (BU); hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI); Đa số các phần mềm này đều sử dụng được trên các trình duyệt thay vì phải cài đặt lên máy tính mang lại sự thuận tiện trong công việc với các lợi ích, tự động hóa nhiều thao tác thủ công thông thường, giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng, chính xác; tránh việc gian lận hay trộm cắp tiền, tài sản của Công ty; công tác báo cáo thuế dễ dàng hơn; giúp làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau…
CBCNV AKKN đang thao tác trên ứng dụng Hệ thống quản lý tập trung ERP.
Song song với việc ứng dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán, AKKN còn chú trọng xây dựng hệ thống an ninh mạng, đảm bảo bảo mật thông tin, tránh các nguy cơ bị mất cắp dữ liệu, thông tin tài chính kế toán trong môi trường mạng. Cụ thể hiện AKKN đã và đang triển khai nâng cấp đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống công nghệ thông tin, an ninh mạng nhằm đảm bảo tính bảo mật cao trong lĩnh vực tài chính kế toán. Đồng thời, AKKN còn tăng cường công tác đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực tài chính kế toán, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn và kiến thức về pháp luật, công nghệ thông tin cho CBCNV làm công tác tài chính kế toán, chuyển từ tư duy kế toán sang tư duy quản trị tài chính, đáp ứng với công nghệ mới trong quá trình chuyển đổi số.
Giao diện phần mềm ERP.
Ngoài công tác chuyển đổi số phục vụ tăng năng suất làm việc, thì công tác số hoá quy trình cũng được AKKN chú trọng, đến nay AKKN đã số hoá thành công quy trình đối chiếu công nợ nội bộ; Quy trình các khoản nộp ngân sách nhà nước; Quy trình lập báo cáo tài chính; Quy trình quản lý tài sản cố định; Quy trình lập báo cáo kiểm kê vật tư thiết bị, tài sản cố định và nguồn vốn; Quy trình xin cấp vốn đầu tư xây dựng và sửa chữa lớn; Quy trình thu chi tiền mặt; Quy trình công tác lập hóa đơn giá trị gia tăng; Quy trình báo cáo định kỳ vốn vay; Quy trình thanh toán, tạm ứng... Các quy trình này đều được tích hợp tối đa với phần mềm dùng chung ERP, IMIS,… tạo sự thống nhất trong toàn Công ty, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ. Việc số hóa quy trình tài chính kế toán không chỉ giúp CBCNV nắm rõ được từng bước của quy trình do ai chịu trách nhiệm và trong bao lâu cần hoàn thành, mà còn giúp các cấp lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi, kiểm soát công việc từ đó có những giải pháp, hướng dẫn kịp thời, qua đó nâng cao hiệu quả quản trị, điều hành.
Việc áp dụng Hệ thống quản lý tập trung ERP và các ứng dụng chuyển đổi số khác trong lĩnh vực tài chính kế toán tại AKKN đã mở ra phương thức làm việc mới, hiện đại và tối ưu hơn. Phần mềm và các công cụ hỗ trợ đã giúp cho việc quản trị tài chính của AKKN đạt độ chính xác cao, tặng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị nội bộ, tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo tính kịp thời, thông suốt, không bị gián đoạn, nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.