Hệ thống văn phòng số (Digital Office).
Nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại đơn vị, Thủy điện An Khê – Ka Nak đã thành lập Ban chỉ đạo và các tiểu ban chỉ đạo về chuyển đổi số, lập kế hoạch chuyển đổi số của Công ty giai đoạn 2021 - 2025, cũng như đẩy mạnh tuyên truyền, đào tạo người lao động nắm vững chủ trương, định hướng của Công ty về chuyển đổi số. Đến nay, 100% CBCNV nắm vững những định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, lộ trình chuyển đổi số của đơn vị và vai trò của mình trong chuyển đổi số; 100% CBCNV có nhận thức cơ bản về chuyển đổi số, cũng như có tâm lý sẵn sàng cho chuyển đổi số; Có kỹ năng ứng dụng thông tin cơ bản; Nhận thức rõ được vai trò của an toàn thông tin, các nguy cơ mất an toàn thông tin và biện pháp phòng tránh…
Từ xây dựng “Văn phòng không giấy”…
Thực hiện Chỉ thị 5288 của EVN và các chỉ đạo của EVNGENCO2 về công tác chuyển đổi số và cải cách hành chính, theo đó Thủy điện An Khê – Ka Nak đã triển khai một cách đồng bộ và toàn diện trên tất cả phương diện công việc liên quan đến công tác quản trị hành chính văn phòng. Hệ thống văn phòng điện tử E-Office được triển khai đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản trị trực tuyến tạo tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Thể hiện bước tiến rõ rệt trong công tác văn phòng điện tử, năm 2021 Công ty đã ban hành hơn 2500 văn bản số; hầu hết nội dung công việc nội bộ được xử lý trên môi trường mạng tăng hơn 40% so với cùng kỳ năm 2020; Với gần 200 hồ sơ công việc điện tử đã được lập tuân thủ đúng về quy định công tác lập hồ sơ; đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E-Office quy định hồ sơ điện tử, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản, góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí không cần thiết.
Mặt khác, người quản lý cũng có thể dễ dàng sắp xếp, đồng thời nhắc nhở, đôn đốc và đưa ra ý kiến cho từng nội dung công việc. Vì vậy, tiến độ công việc được giám sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.
Từ ngày 29/11/2021, Công ty chính thức áp dụng văn phòng số D-Office. Đây là hệ thống văn phòng điện tử mới gồm đầy đủ các phân hệ trên E-OFFICE 3.0 như phân hệ văn thư, phân hệ văn bản đến, công việc, phân hệ văn bản đi/phân hệ văn bản đi nội bộ, hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị,... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của ngành Điện nói chung.
Đặc biệt hệ thống Digital Office cũng được tích hợp với các hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS), chữ ký số (EVNCA), cổng thông tin nội bộ (EVNPORTAL), xây dựng các chuẩn, sẵn sàng tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Qua đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp Văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.
...đến “Phòng họp không giấy”
Với chủ trương “Phòng họp không giấy” sử dụng tài liệu báo cáo trên các phương tiện điện tử được chia sẻ đã giúp đáng kể các chi phí đến công tác in ấn hồ sơ tài liệu liên quan.
Việc đầu tư cơ sở hạ tầng thông tin tại đơn vị cũng đã được hoàn thiện, như: Hệ thống mạng WAN lõi, đường truyền thông tin dung lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ đơn vị đến EVNGENCO2 và các đơn vị trong ngành Điện đáp ứng cho công tác tổ chức các hội nghị truyền hình trực tuyến được diễn ra thuận lợi và thông suốt.
Trong năm 2021, Công ty đã tổ chức trên 100 cuộc họp, hội thảo, các chương trình đào tạo trực tuyến và hội nghị truyền hình như hội nghị tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh, hội nghị người lao động năm 2021, hội thảo về công tác tin học hóa quy trình bảo dưỡng sửa chữa (RCM)... tạo bước chuyển mạnh mẽ trong công tác quản trị hành chính văn phòng.
Ngoài ra, trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19, nhiều ứng dụng họp trực tuyến như Zoom Meeting, Google Meeting…kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật đã được sử dụng thường xuyên trong công tác điều hành sản xuất của đơn vị đảm bảo quy định về khoảng cách và số lượng trong công tác phòng, chống dịch bệnh Covid-19. Các khóa đào tạo về chuyển đối số được tăng cường đã góp phần tích cực chuyển đổi nhận thức cho đội ngũ CBCNV trong Công ty như chiến lược doanh nghiệp số; chiến lược và triển khai chuyển đổi số; chuyên đề chuyển đổi số trên hệ thống E-Learning…
Do vậy, số lượng cuộc họp trực tiếp đã giảm đáng kể, qua đó đã góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại, lưu trú... cho Công ty. Đồng thời, thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều, qua đó giúp việc thực thi nhiệm vụ kịp thời, chính xác.
Kế hoạch chuyển đổi số công tác quản trị hành chính văn phòng giai đoạn 2021-2025 đã được xây dựng và sẽ được tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV. Trước hết là thực hiện mục tiêu xây dựng văn phòng điện tử như triển khai thống nhất hệ thống văn phòng số (Digital Office), trang bị hệ thống làm việc từ xa và họp trực tuyến cho lãnh đạo các cấp, chuyên viên; 80% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ, 100% văn bản được pháp luật cho phép được số hóa dưới dạng số liệu số và được lưu trữ, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác, phân tích thông tin đã được số hóa.
Thực hiện số hóa qui trình nội bộ với 80% quy trình nghiệp vụ hiện tại, riêng lĩnh vực văn phòng có 90% quy trình nghiệp vụ sẽ không sử dụng giấy tờ; Xây dựng và thiết lập môi trường làm việc cộng tác, chia sẻ và kết nối thông tin giữa các hệ thống công nghệ thông tin hiện tại, đáp ứng cho cả các hoạt động của EVNGENCO2. Công ty phấn đấu 100% chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp được xây dựng trên hệ thống BI và kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu số trên hệ thống thông tin báo cáo phục vụ điều hành...
Chuyển đổi số đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty nói riêng, giúp giảm chi phí sản xuất kinh doanh, cung cấp các công cụ, phương tiện để hỗ trợ CBCNV trong việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin nhằm tiết kiệm thời gian, sức lao động; tăng kết nối và dễ phối hợp công việc mọi lúc, mọi nơi, tạo ra môi trường công tác thuận lợi trên không gian số hóa.