Sàng lọc hồ sơ ban đầu.
Để bắt đầu triển khai 5S, ngày 27/8/2019, PC Đà Nẵng đã thuê đơn vị tư vấn là Viện Năng suất Việt Nam về đào tạo thực hành tốt 5S cho trưởng, phó đơn vị và CBCNV khối văn phòng Công ty nhằm cung cấp kiến thức, nguyên tắc cơ bản nhất cũng như những yêu cầu để triển khai áp dụng chương trình đạt kết quả tại từng đơn vị. Công ty đã thực hiện triển khai thí điểm đơn vị mẫu tại khối văn phòng Công ty vào tháng 9/2019.
Chương trình được thực hiện với sự tham gia của đội ngũ CBCNV từ cấp lãnh đạo đến người lao động với mục tiêu tạo môi trường làm việc văn minh, sạch đẹp, gọn gàng, tiện lợi, chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, đối tác và đội ngũ lao động.
Sau khi triển khai 5S tại khối văn phòng Công ty thành công, ngày 15/5/2020, lãnh đạo quyết định nhân rộng ra toàn Công ty. Theo đó, Tổ tư vấn 5S được thành lập, gồm 5 thành viên, có nhiệm vụ biên soạn tài liệu, đào tạo, hướng dẫn thực hành và kiểm tra, chấm điểm 5S tại các đơn vị.
Thực hành tốt 5S tại các đơn vị.
Từ tháng 6/2020, Tổ tư vấn 5S tiến hành tổ chức đào tạo cho các đơn vị trực thuộc bao gồm các điện lực, Đội, Xí nghiệp. Sau khi được đào tạo lý thuyết cơ bản, Tổ 5S hướng dẫn thực hành cụ thể cho từng nội dung, từng khu vực. Đây cũng là điểm đặc biệt của chương trình 5S mà Công ty áp dụng cho các đơn vị trực thuộc là thực hiện theo phương thức 5T (tự lên kế hoạch; tự đào tạo; tự thực hiện; tự kiểm tra; tự duy trì). Cách làm “5S tự biên tự diễn” này có ưu điểm giúp đơn vị tiết kiệm được chi phí không nhỏ thuê tư vấn, giám sát, nhưng cái khó nhất là làm sao phải thống nhất được hành động từ lãnh đạo đến nhân viên, phân định rạch ròi giữa cái “cần” và “không cần”, loại bỏ tư tưởng “tiếc nuối”… Với ý chí quyết tâm cao và tinh thần đồng đội, Tổ tư vấn 5S của Công ty đã làm được điều này, tạo nên những thay đổi đáng kể chỉ trong một thời gian ngắn.
Để 5S được duy trì, Tổ tư vấn 5S đã tổ chức kiểm tra đột xuất, tổ chức chấm điểm định kỳ mỗi quý 1 lần tại các đơn vị từ tháng 12/2020; đồng thời chỉ dẫn những cái chưa tốt cần làm lại và đề nghị khen thưởng kịp thời đối với những đơn vị thực hiện tốt.
Qua 3 năm thực hiện, môi trường làm việc tại Công ty đã có những cải thiện rõ nét. Bàn làm việc cá nhân gọn gàng, hồ sơ, tài liệu được sàng lọc, sắp xếp hợp lý, duy trì trạng thái sẵn sàng; các khu vực chung, đặc biệt các kho vật tư được sắp xếp khoa học, phân bố từng khu vực với từng loại vật tư cụ thể, vì thế việc giao nhận vật tư thực hiện nhanh chóng. Phương tiện vận tải tại các đơn vị cũng được triển khai thực hiện đồng bộ. Tiêu chí xanh – sạch – đẹp hiện diện khắp mọi nơi, cây xanh được cắt tỉa gọn gàng.
Qua đó, có thể thấy rằng, 5S đều bắt nguồn từ thay đổi nhỏ nhất mang tính tích cực trong đó sự đóng góp của từng cá nhân là nhân tố quyết định. Mục đích cuối cùng mà 5S hướng tới là tạo ra môi trường làm việc được bố trí khoa học, có lợi cho sức khỏe, góp phần nâng cao năng suất lao động.
Bên cạnh những kết quả đáng khích lệ, việc triển khai 5S của Công ty vẫn còn hạn chế cần khắc phục như: một số vật dụng, thiết bị dư thừa chưa được sàng lọc hết, đâu đó vẫn còn vấn đề “tiếc rẻ”; một vài hộp, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, chưa có danh mục hoặc sắp xếp không khoa học; một vài nơi khâu vệ sinh vẫn chưa thực sự sạch sẽ. Nguyên nhân khách quan những hạn chế trên vẫn là do ý thức tuân thủ, chấp hành của một số CBCNV chưa đồng đều, thậm chí là chưa tích cực với phong trào chung.
Thời gian tới, cùng với sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của lãnh đạo Công ty, Tổ tư vấn 5S sẽ tiếp tục hoàn thiện, phát triển và duy trì 5S, vận động để có sự tham gia quyết liệt hơn nữa của người lao động; sự tham gia tích cực của Công đoàn, Đoàn Thanh niên trong việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện và duy trì 5S tại các đơn vị nhằm cải tiến môi trường làm việc, tạo hứng khởi, yêu nghề, yêu đời, yêu công sở của người lao động, góp phần vào sự phát triển chung của PC Đà Nẵng.