Hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến đến các đơn vị trực thuộc EVN.
Ông Đoàn Văn Huy- Phó Chánh Văn phòng EVN và ông Trần Đông A – Phó Trưởng ban Pháp chế EVN đồng chủ trì Hội nghị. Hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến đến các đơn vị trực thuộc EVN (với trên 2.500 CBCNV tham dự tại các điểm cầu).
Công tác văn thư lưu trữ, công tác bảo vệ bí mật nhà nước là một trong những nội dung trọng tâm có ý nghĩa hết sức quan trọng trong mỗi hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở các quy định của pháp luật, EVN đã ban hành các Quy chế, Quy định, Chỉ thị và văn bản chỉ đạo về công tác này theo hướng xác định việc phát triển và ứng dụng khoa học công nghệ là một trong những mục tiêu quan trọng nhất để phát triển EVN.
Đến nay, nhiều đề án đã được EVN và các đơn vị triển khai xây dựng và thực hiện, trong số đó có lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ đã góp phần chung vào công cuộc chuyển đổi số và cải cách hành chính của EVN. Cụ thể như: 100% các đơn vị trong toàn ngành đã sử dụng văn phòng điện tử để giải quyết công việc, ký số, gửi nhận văn bản và lập hồ sơ điện tử (trừ văn bản mật).
Sau khi triển khai văn phòng điện tử, các báo cáo giấy của Tập đoàn đã giảm được trên 90% (thực hiện triệt để qua các phần mềm báo cáo: BI, EVNPortal,...); kết nối gửi, nhận văn bản điện tử triệt để qua trục liên thông văn bản quốc gia từ ngày 01/01/2022, triển khai đồng bộ công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong toàn ngành, đồng thời thực hiện lộ trình, giải pháp triệt để chấm dứt tài liệu tồn đọng tại cơ quan EVN và các đơn vị thành viên…đã góp phần minh bạch thông tin, tiết kiệm, tối ưu nhiều chi phí cho Tập đoàn/đơn vị. Tất cả các nội dung này đã được Tập đoàn đưa vào chỉ tiêu đánh giá chấm điểm hiệu quả/xét thi đua khen thưởng của từng đơn vị trong toàn EVN.
Trong quá trình chuyển đổi số, công tác bảo vệ bí mật nhà nước càng được các đơn vị quan tâm, chú trọng; CBCNV của Tập đoàn/đơn vị cần nắm vững các quy định, xác định được nội dung thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước/bí mật EVN, không được phép làm lộ, lọt bí mật nhà nước/EVN; thực hiện ký cam kết bảo vệ bí mật nhà nước với từng CBCNV trong Tập đoàn/đơn vị.
Để đưa công tác bảo vệ bí mật nhà nước, công tác văn thư lưu trữ, lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của các Ban Cơ quan Tập đoàn, các đơn vị thành viên vào nề nếp, đáp ứng đúng quy định, Tập đoàn đề nghị các đại biểu tham dự hội nghị đầy đủ, tập trung theo dõi các nội dung hướng dẫn của giảng viên, tăng cường trao đổi thảo luận những nội dung còn vướng mắc trong thực tiễn tại đơn vị để giảng viên và Ban Pháp chế/Văn phòng Tập đoàn, EVNICT cùng trao đổi/hướng dẫn.
Hội nghị đã được nghe Th.S Ngô Văn Biên – Giảng viên Khoa Nghiệp vụ cơ bản, Trường Cao đẳng Cảnh sát nhân dân I phổ biến, hướng dẫn Luật bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan; TS. Nguyễn Thị Hương – Giảng viên chính Khoa Văn bản, Học viện Hành chính Quốc gia phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn chi tiết quy trình lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định; Đại diện EVNICT hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc trên hệ thống D-Office, đánh giá kết quả hoàn thành và một số nội dung liên quan đến chấm điểm chỉ tiêu hiệu quả Tập đoàn đã ban hành.
Tại Hội nghị, cán bộ công nhân viên của EVN đã thảo luận và trao đổi các nội dung liên quan đến các vấn đề thực tiễn tại đơn vị còn vướng mắc và được giảng viên cùng Văn phòng và Ban Pháp chế Tập đoàn giải đáp các câu hỏi chi tiết nhằm giúp CBCNV vận dụng vào thực tế công việc được tốt nhất, đúng quy định của pháp luật và các quy định của Tập đoàn.