Việc sắp xếp, lưu trữ tài liệu theo quy định 5S được thực hiện hàng tuần tại văn phòng
Mô hình 5S là một mô hình khoa học gồm có 5 bước theo thứ tự "Sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ - săn sóc - sẵn sàng" đã được Điện lực Hồng Bàng triển khai thực hiện thông qua các công văn hướng dẫn của Công ty TNHH MTV Đện lực Hải Phòng. Sau thời gian thực hiện áp dụng ở các đơn vị đã cho thấy những kết quả tích cực. Tất cả các phòng ban, đơn vị đều được bố trí vật dụng, hồ sơ tài liệu gọn gàng, khoa học, ngăn nắp mang lại hiệu quả cao, nâng cao năng suất lao động trong công việc.
Thực tế cho thấy, thực hành 5S còn là giải pháp tiết kiệm điện, tiết kiệm năng lượng, chống lãng phí. Nhất là lãng phí thời gian, công sức cho quá trình sản xuất kinh doanh, tiêu chí này phù hợp với chủ đề năm của Tập đoàn Điện lực Việt Nam là “Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí”. Hàng năm, bám sát việc thực hiện Kế hoạch triển khai thực hành tốt 5S và các văn bản của Công ty, Điện lực Hồng Bàng đã lập kế hoạch duy trì, đẩy mạnh triển khai áp dụng công cụ cải tiến 5S từ cấp đơn vị đến các Đội sản xuất tại Điện lực, triển khai kiện toàn lại tổ chức, phân công nhiệm vụ Ban chỉ đạo, Tổ giúp việc, lập kế hoạch duy trì, đẩy mạnh triển khai áp dụng công cụ cải tiến 5S tại đơn vị.
Mặt khác, Tiểu ban chỉ đạo thực hiện chương trình 5S đã chỉ đạo Tổ giúp việc hướng dẫn các đơn vị tiếp tục hoàn thiện, khắc phục những tồn tại đã nêu tại kết quả kiểm tra và tổ chức lập đoàn kiểm tra để kiểm tra đánh giá nội tại các đơn vị về thực hành 5S.
Để việc thực thi 5S đi vào thực chất và hiệu quả, Điện lực đã áp dụng rất nhiều giải pháp như: Căn cứ vào như quy định 5S để thiết lập ra các tiêu chuẩn thực thi tại nơi làm việc, từ đó kiểm tra, đánh giá, hướng dẫn các đơn vị; Lập kế hoạch, phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, từng thành viên trong Tiểu ban chỉ đạo của Điện lực; Tăng cường công tác tuyên truyền, thúc đẩy tinh thần, xây dựng văn hóa cho toàn thể cán bộ công nhân viên cùng thực hiện 5S; có chế độ khen thưởng đối với những sáng kiến cải tiến…
Không chỉ dừng ở đó, hàng tuần vào cuối buổi chiều thứ 6 tại các đơn vị. Vào khoảng thời gian này các đơn vị lên lịch bố trí dọn dẹp nơi trụ sở làm việc, nơi kho để để thiết bị, dụng cụ sản xuất, thực hiện kiểm tra 5S trên các lộ đường dây. Kết quả được báo cáo về Tiểu ban chỉ đạo thực hiện 5S Điện lực theo báo cáo tháng: đối với những đơn vị thực hiện tốt sẽ được biểu dương và cộng điểm bình xét lương; những đơn vị còn thiếu sót sẽ được nhắc nhở để hoàn thiện lại và có điểm trừ trong tháng.
Ông Nguyễn Mạnh Thường - Chủ tịch Công đoàn Điện lực chia sẻ: "Lợi ích của việc thực hiện 5S tại các doanh nghiệp mang lại là rất lớn, bởi thực hiện 5S sẽ khuyến khích sự sáng tạo và năng động. Xây dựng ý thức làm việc tự giác, tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa nhân sự trong đơn vị; Giảm thiểu chi phí hoạt động cho doanh nghiệp; Nâng cao an toàn trong sản xuất và phòng ngừa rủi ro chủ động. Nhận thức được tầm quan trọng này nên Điện lực Hồng Bàng rất chú trọng trong việc thực hiện sao cho có hiệu quả và đi vào thực chất”.
Như vậy, có thể nói việc triển khai 5S hoàn toàn có thể cải tiến môi trường cũng như tạo ra văn hóa làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí; Nâng cao chất lượng môi trường làm việc để cải thiện năng suất công việc của nhân viên. Qua đó, góp phần lan tỏa ý thức, trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Link gốc